Senaste inläggen

Så knyter du ihop support, eftermarknad och affärssystem med HubSpot Service Hub

Wed, 11 Mar 2026 15:23:00 GMT

Många industriföretag har starka affärssystem för order, leveranser och ekonomi. Samtidigt hanteras service, support och eftermarknad ofta i mejl, Excel och personliga inboxar.

I den här artikeln beskriver vi hur företag kan knyta ihop serviceorganisationen med affärssystemet genom att använda HubSpot Service Hub som plattform för kunddialog, ärendehantering och uppföljning.

När affärssystemet inte räcker till efter affären

Många industriföretag har väl fungerande affärssystem som hanterar order, leveranser och fakturor på ett bra sätt. Samtidigt ser vi ofta att service och support lever i en annan verklighet.

Supportärenden kommer in via mejl, telefon eller formulär. Information sparas i olika inboxar eller Excel-listor. Och kopplingen till kundens orderhistorik, leveranser eller installerade produkter i affärssystemet blir ofta svag.

Resultatet blir att:

supporten saknar en samlad bild av kunddialogen

historik och ärenden blir personberoende

ledningen saknar tydlig statistik över service och eftermarknad

Det här är en situation vi möter hos många industriföretag, distributörer och tekniska handelsföretag.

Ett vanligt mönster hos industriföretag

Hos många verksamheter ser vi samma utmaningar återkomma när det gäller kundservice och eftermarknad.

Supportärenden hamnar ofta i en gemensam mejlkorg eller i personliga inboxar. När flera personer arbetar med samma kunder kan det bli svårt att få en tydlig bild av vad som hänt tidigare.

Samtidigt finns viktig information i affärssystemet – till exempel orderhistorik, leveranser och fakturor – men den är inte alltid lätt att komma åt för supportorganisationen.

Det leder ofta till att:

supportpersonalen måste leta information i flera system

historiken kring en kund blir svår att följa

uppföljning och statistik kring serviceärenden saknas

För många företag innebär detta att serviceorganisationen arbetar mer manuellt än nödvändigt, trots att verksamheten redan har investerat i ett affärssystem.

CRM allt viktigare för service och eftermarknad

Traditionellt har CRM-system främst använts av säljorganisationer. Men i många företag börjar CRM nu spela en allt större roll även inom service och kundsupport.

Ett modernt CRM kan fungera som en gemensam plattform där:

kunddialoger

serviceärenden

historik

interna anteckningar

samlas på ett ställe.

När CRM dessutom integreras med affärssystemet kan supportpersonalen få tillgång till relevant information om kunder och produkter direkt i sitt arbetsflöde.

Det gör det lättare att hjälpa kunder snabbt och att skapa en mer sammanhållen kundupplevelse.

Vad HubSpot Service Hub tillför

HubSpot Service Hub är en plattform som är särskilt utvecklad för service, support och eftermarknad.

Strukturerad ärendehantering

Alla supportärenden registreras och hanteras i ett gemensamt system.

Gemensam inbox för kunddialog

E-post, formulär och chatt kan samlas i en gemensam vy.

Full överblick per kund

Supporten kan se ärenden, affärer och historik i samma vy.

Statistik och uppföljning

Ledningen får bättre insyn i exempelvis svarstider och ärendevolymer.

AI börjar spela en roll i serviceorganisationer

Ett område som utvecklas snabbt är hur AI kan användas i service och kundsupport.

sammanfatta tidigare kunddialog

hjälpa supporten formulera svar snabbare

skapa och prioritera ärenden automatiskt

identifiera återkommande frågor

svara på enklare frågor via AI-agent

Upptäck hur HubSpot Service Hub kan användas

Hur kan industriföretag arbeta smartare med service och eftermarknad? Det har vi skrivit mer om här.

På sidan hittar du bland annat:

kundexempel från industrin

en enkel ROI-kalkylator

AI i serviceorganisationer

Se hur HubSpot Service Hub används i industriföretag

Affärssystem för livsmedelsföretag – hantera spårbarhet, planering & kontroll

Tue, 30 Dec 2025 13:51:00 GMT

Livsmedels- och dryckesindustrin står inför ökande krav på spårbarhet, kvalitet, effektivitet och regelefterlevnad. Samtidigt pressas verksamheter av stigande kostnader, förändrade konsumentbeteenden och ökade krav på transparens i hela värdekedjan.

Livsmedelsbranschens främsta utmaningar

Företag inom produktion och distribution av mat och dryck verkar i en av de mest reglerade och konkurrensutsatta branscherna. Vanliga utmaningar är:

• Krav på full spårbarhet i hela produktionskedjan

• Höga krav på kvalitet, livsmedelssäkerhet och dokumentation

• Behov av effektiv produktionsplanering och lagerstyrning

• Kortare produktlivscykler och ökad variation i sortiment

• Svårigheter att få realtidsinsikt för beslutsfattande

Utmaningarna är inte unika, de återkommer i samtal med andra företag inom livsmedelssegmentet som kräver ett systemstöd som kombinerar flexibilitet med branschspecifik funktionalitet.

För att möta dessa krav krävs mer än generiskt affärssystem. Det behövs ett modernt affärssystem utvecklat för processindustri och livsmedelsproduktion för att hantera komplex produktion, snabba förändringar och stora datamängder.

Ett modernt affärssystem (som Sage X3 för livsmedelsföretag) kan vara den centrala plattform som krävs för att skapa både kontroll och flexibilitet i en komplex verksamhet.

I detta blogginlägg går vi igenom några vanliga utmaningar inom livsmedelsindustrin och hur de kan lösas med ett modernt affärssystem anpassat för verksamheten.

Hur säkerställer vi spårbarhet och regelefterlevnad i vår livsmedelsproduktion?

Svar: Genom inbyggd spårbarhet och realtidskontroll

Ett av de största affärskraven i livsmedelsindustrin är att kunna spåra råvaror, halvfabrikat och färdiga produkter genom hela försörjningskedjan, både bakåt och framåt. Sage X3 erbjuder avancerad spårbarhet och lot-/batchhantering som ger full kontroll över alla ingående ingredienser och produktionsdata.

• Partispårning / batchspårning → Följ varje ingrediens, halvfabrikat och färdig produkt genom hela kedjan.

• Regelefterlevnad och rapportering → Dokumentation för att uppfylla myndighetskrav och interna kvalitetskriterier.

• Snabb hantering av återkallelser → Identifiera och agera på risker på minuter, inte dagar.

Med stöd för full framåt- och bakåtspårning får verksamheten möjlighet att snabbt agera vid avvikelser, minimera risker och säkerställa efterlevnad av gällande regelverk, både nationellt och internationellt.

Detta gör det möjligt att minimera affärsrisker och vara transparent gentemot både kunder, partners och myndigheter.

Hur förbättra kvalitet och kontroll i produktion?

Svar: Med en integrerad lösning för recept, ingredienser och kvalitetskontroller

Vid revisioner och myndighetsinspektioner är snabb tillgång till korrekt information avgörande. Sage X3 är ett affärssystem som ger omedelbar åtkomst till historik, dokumentation och samband mellan råvara, batch, produktion och kund. Ett affärssystem anpassat för branschen som stöder bland annat:

• Recept- och formelhantering med versionskontroll

• Kvalitetskontroller i varje produktionssteg

• Hantering av hållbarhet, bäst-före-datum och allergener

• Spårning av avvikelser och kvalitetsutfall

Genom att kvalitetssäkring sker direkt i affärssystemet minskar manuellt arbete, risken för fel och beroendet av externa kalkylblad eller manuella rutiner.

Det innebär minimerad affärsrisk, kortare ledtider vid incidenter och ökad trygghet gentemot myndigheter, kunder och partners.

Hur optimerar vi planering och lagerstyrning?

Svar: Genom realtidsdata och intelligent lagerstyrning

Effektiv planering är avgörande för att minska svinn och säkerställa leveransprecision. Ett modernt affärssystem ger stöd för:

• Prognosbaserad produktionsplanering

• Lagerhantering i flera enheter och lagerplatser

• FIFO/FEFO-principer för hållbarhetsstyrning

• Automatiserad påfyllnad och bättre resursutnyttjande

Detta skapar bättre balans mellan efterfrågan, produktion och lager samtidigt som kostnader reduceras.

Hur får vi bättre, snabbare beslutsunderlag?

Svar: Med samlad, strukturerad data och analyser från hela verksamheten

Ett affärssystem ska inte bara hantera transaktioner, det ska ge beslutsstöd. Sage X3 samlar all data från hela er verksamhet i en gemensam modell, vilket innebär att:

• Ekonomi, produktion, lager, inköp och försäljning är integrerade

• Rapporter och dashboards är tillgängliga i realtid för snabbare beslut

• Informationen blir användbar interna och externa AI-baserade analysverktyg

Denna helhetsbild av er livsmedelsverksamhet är avgörande för att reagera på trender i marknaden och fatta välgrundade affärsbeslut.

Är lösningen skalbar när verksamheten växer?

Svar: Ja – Sage X3 är skalbart och flexibelt

Livsmedelsföretag förändras snabbt över tid. Nya marknader, nya produkter, fler produktlinjer, ökade volumer och nya krav. Sage X3 är byggt för att växa med dig:

• Skalbar multi-site-funktionalitet för att hantera flera bolag, fabriker eller länder

• Anpassas och konfigureras utan att tappa uppgraderingsbarhet

• Drift både i molnet och lokalt (on-premise) beroende på behov.

Sammantaget innebär det att du kan lägga mer tid på affärsutveckling och mindre på att anpassa systemet.

Sammanfattning

För livsmedels- och dryckesföretag är ett affärssystem inte bara ett administrativt stöd – det är en strategisk plattform för tillväxt, kvalitet och lönsamhet. Genom att kombinera:

• Spårbarhet och regelefterlevnad

• Kvalitetsstyrning i produktion och distribution

• Effektiv planering och lagerkontroll

• Realtidsinsikter för bäättre beslut

skapas förutsättningar för en mer robust och framtidssäker verksamhet.

Sage X3 levererar detta i en integrerad plattform som både människor och AI-system kan tolka och dra nytta av. Det gör Sage X3 till ett attraktivt val för företag som vill skapa kontroll, flexibilitet och konkurrensfördelar i en föränderlig bransch.

Hur säkerställer vi en lyckad implementation?

Svar: Med vår branschkunskap och metodik för införande

Med vår erfarenhet från andra kunder inom livsmedelsbranschen, kombinerat med förståelse för reglerade verksamheter. Implementationen sker stegvis med tydlig styrning, riskminimering och verksamhetsfokus. I vårt samarbete får ni:

• Verksamhetsanalys baserad på era krav (regulatoriska och operativa)

• Konfiguration enligt branschpraxis

• Utbildning anpassad för olika roller

• Långsiktig support och vidareutveckling

Vår mål är inte bara ett "nytt affärssystem". Utan en plattform och verktyg för framtida tillväxt och regelefterlevnad, oavsett om er verksamhet är lokal eller global.

Sage X3 affärssystem för livsmedelsföretag

På Systemstöd har vi lång och dokumenterad erfarenhet av att implementera affärssystem i verksamheter inom tillverkning och distribution i krävande miljöer (till exempel livsmedel).

Där spårbarhet framåt-bakåt, kvalitetssäkring i både produktion och distribution och regelefterlevnad är affärskritiska faktorer.

Våra konsulter har djup förståelse för branschspecifika processer som batch- och receptstyrd tillverkning, kvalitetskontroll samt hantering av olika regelverk för livsmedelsföretag.
Det innebär att vi inte bara implementerar ett affärssystem – vi säkerställer att lösningen stöder både er verksamhets operativa behov och dess regulatoriska krav.

Med Sage X3 som plattform kan vi hjälpa er att:

Säkerställa full spårbarhet från råvara, halvfabrikat till färdig produkt
Stödja regelefterlevnad kopplat till livsmedelssäkerhet, kvalitet och märkning
Effektivisera recept- och formelhantering, inklusive versionskontroll och allergenhantering
Stödja kvalitetsprocesser, avvikelser och dokumentation
Minska svinn och kassationer genom bättre hållbarhetsstyrning (FIFO/FEFO)

Vårt arbetssätt präglas av struktur, branschkunskap och nära samarbete med kunden – från förstudie och design till implementation, validering och långsiktig förvaltning och utveckling.

Fråga om affärssystem för produktion / distribution av livsmedel?

Kontakta något av våra kontor här eller ställ din fråga direkt här.

Mer om affärssystem för livsmedelsföretag

Ta del av och läs några guider och kundexempel kring Sage X3 inom livsmedelsverksamhet här:

Läs – Sage X3 for Food and Beverage här

Läs – Food and Beverage Traceability här

Läs – The Jupiter Group: Sage bears fruit for growing business här

Läs – ARA Food Corporation: How a food manufacturer satisfies its hunger for growth här

Upptäck blogginlägg om andra ämnen här

Affärssystem för life science – så skapar du spårbarhet, regelefterlevnad och kontroll

Mon, 29 Dec 2025 12:00:00 GMT

Life science företag befinner sig i ett affärslandskap där komplexiteten ökar snabbare än i de flesta andra branscher:

• Regulatoriska krav skärps kontinuerligt

• Produkter får kortare livscykler

• Verksamheter blir allt mer globala

Samtidigt förväntas de leverera hög kvalitet, full spårbarhet och dokumenterad efterlevnad. Allt utan att förlora tempo, kostnadskontroll eller innovationskraft. För beslutsfattare leder detta till återkommande och affärskritiska frågor inom främst följande tre områden:

1. Kontroll i komplexa processer – hur ska vi hålla kvalitet och regelefterlevnad när antalet processer blir fler och mer komplexa?

2. Regelefterlevnad och spårbarhet – hur säkerställer vi full transparens utan manuella och tidskrävande rutiner?

3. Beslutsstöd i realtid – hur får vi överblick över produktion, distribution och ekonomi för snabbare och tryggare beslut?

Dessa frågor har vi på Systemstöd tidigare fått av företag inom life science området. Genom samarbeten med kunder som till exempel SmartCella, Aurena Laboratories och Takara har vi lång erfarenhet av att implementera affärssystem för verksamheter med höga regulatoriska krav, avancerade produktionsflöden och krav på full spårbarhet. Erfarenheter som sträcker sig från snabbt växande bolag till etablerade internationella aktörer, alla med gemensamma krav på kontroll, kvalitet och transparens.

Det är dessa utmaningar och frågor som detta blogginlägg tar upp, då ett modernt affärssystem inte längre bara är ett administrativt verktyg – det är en strategisk plattform för att:

• Integrera kvalitetssäkring i hela verksamheten
• Automatisera spårbarhet och dokumentation
• Ge ledningen relevant realtidsdata för att fatta bättre beslut

Sage X3 affärssystem (ERP) som är vårt "verktyg" för life science-företag stöder regelefterlevnad, spårbarhet, produktion, kvalitet och ekonomi i reglerade miljöer. Helt enkelt utvecklat för att möta de problem och utmaningar som präglar life science branschen med fragmenterade system, bristande spårbarhet, manuella kvalitetsprocesser och begränsad insyn i realtid.

Genom att integrera kvalitet, produktion, spårbarhet, ekonomi och analys i Sage X3 (i kombination med vår branscherfarenhet) får du tydliga svar på branschens mest centrala frågor. Dessutom skapas förutsättningar för både regulatorisk trygghet och hållbar affärsutveckling.

Hur gör man det med Sage X3 i ett life science företag?
Det tar vi upp med några frågor och svar i ämnet här.

Hur säkerställer vi regelefterlevnad utan att bromsa verksamhet och affären?

Svar: Med inbyggd kvalitet och spårbarhet i alla processer

För verksamheter inom life science, läkemedel och medicinteknik är regelefterlevnad inte ett sidoprojekt, det är ett krav och en integrerad del av verksamheten.

Sage X3 affärssystem är byggt för reglerade miljöer där krav på till exempel GMP (Good Manufacturing Practise), GDP (Good Distribution Practise), spårbarhet och dokumentation måste uppfyllas varje dag. Med Sage X3 som affärssystem erhålls:

• Full batch- och serienummerspårbarhet, framåt och bakåt i hela värdekedjan

• Audit trail på transaktions- och ändringsnivå

• Roll- och behörighetsstyrning som säkerställer att rätt person gör rätt sak vid rätt tid

• Versionshantering av recept, produkter och dokument

Resultatet är en verksamhet där kvalitet och regelefterlevnad är inbyggt i processerna, inte beroende av manuella kontroller eller parallella system.

Hur hanterar vi revisioner, inspektioner och återkallningar?

Svar: Med full transparens ned till minsta komponent

Vid revisioner och myndighetsinspektioner är snabb tillgång till korrekt information avgörande. Sage X3 ger er omedelbar åtkomst till historik, dokumentation och samband mellan råvara, batch, produktion och kund. Det innebär att ni snabbt kan:

• Visa vilka kunder som mottagit en specifik batch

• Identifiera vilka råvaror och leverantörer som ingår i en produkt

• Initiera och genomföra återkallelser strukturerat och spårbart

Det innebär minimerad affärsrisk, kortare ledtider vid incidenter och ökad trygghet gentemot myndigheter och partners.

Hur får vi kontroll på produktion, kapacitet och kvalitet samtidigt?

Svar: Ett gemensamt system för produktion, kvalitetskontroll och planering

Sage X3 stödjer både process- och diskret tillverkning, vilket gör systemet särskilt lämpat för läkemedel, bioteknik och medicinteknik. Ni får stöd för:

• Recept- och formelhantering med versionskontroll

• Batchstorlekar, skalning och kapacitetsplanering

• Integrerade kvalitetskontroller i produktionens alla steg

• Elektroniska godkännanden och attestflöden

Kvalitetsfunktionen arbetar direkt i samma system som produktion och lager, vilket eliminerar informationsglapp och manuella överlämningar.

Hur säkrar vi leveransprecision och spårbar distribution (GDP)?

Svar: Kontrollerad logistik / supply chain – från råvara till kund

För många beslutsfattare inom supply chain och distribution är balansen mellan servicegrad, kostnad och regelefterlevnad central. Sage X3 ger full kontroll över lager, inköp och distribution med fokus på GDP-krav. Ett affärssystem som möjliggör:

• Bäst-före-datum, batchstyrning och karantänlager

• Spårbar logistik mellan lagerställen, länder och partners

• Prognosstyrd planering och automatiserad påfyllnad

• Säker hantering av temperatur- och kvalitetskrav där så krävs

Detta ger en stabil och förutsägbar leveranskedja, även i komplexa, globala miljöer.

Hur vet vi att våra beslut baseras på rätt data?

Svar: Realtidsinsikt över hela verksamheten

Med Sage X3 arbetar hela organisationen i en gemensam datamodell. Ekonomi, produktion, kvalitet, inköp och försäljning är helt integrerade. Det innebär att ni får:

• Realtidsrapporter och analyser utan manuella sammanställningar

• Spårbarhet mellan affärsbeslut och operativ verklighet

• Möjlighet att följa lönsamhet per produkt, kund, marknad eller batch

För ledningsgrupp och styrelse innebär detta snabbare, säkrare och mer faktabaserade beslut.

Kan affärssystemet växa med oss och anpassas till vår verksamhet?

Svar: Sage X3 är byggt för förändring

Life science- och medtech företag utvecklas snabbt: nya marknader, nya regelverk, nya affärsmodeller. Sage X3 är ett konfigurerbart affärssystem som kan anpassas utan att tappa uppgraderingsbarhet. Ni kan:

• Skala från nationell till global verksamhet

• Anpassa processer per bolag, land eller affärsområde

• Systemet kan installeras on-premise eller i privat moln (private cloud)

• Integrera med LIMS, valideringssystem och andra speciallösningar

Vi på Systemstöd säkerställer att lösningen är anpassad till er verklighet, inte tvärtom.

Hur säkerställer vi en lyckad implementation?

Svar: Branschkunskap och strukturerad metodik

Med vår erfarenhet från andra kunder inom life science, kombinerat med förståelse för reglerade verksamheter. Implementationen sker stegvis med tydlig styrning, riskminimering och verksamhetsfokus. Ni får:

• Verksamhetsanalys baserad på era regulatoriska och operativa krav

• Konfiguration enligt branschpraxis

• Utbildning anpassad för olika roller

• Långsiktig support och vidareutveckling

Vår mål är inte bara ett "nytt affärssystem" utan en stabil plattform för framtida tillväxt och regelefterlevnad, oavsett om verksamhet är på en lokal eller global marknad.

Sammanfattning: affärssystem för life science verksamhet

Sage X3 affärssystem med Systemstöd som leverantör och samarbetspartner ger er:

• Trygg regelefterlevnad i GMP- och GDP-styrda miljöer

• Full spårbarhet och transparens i hela värdekedjan

• Effektiv produktion och kvalitet i samma system

• Beslutsstöd baserat på realtidsdata

• En lösning som kan växa, förändras och integreras över tid

Sage X3 affärssystem för life science och medicinteknik

På Systemstöd har vi lång och dokumenterad erfarenhet av att implementera affärssystem i verksamheter med höga regulatoriska krav. Dett med bakgrund av att vi dagligen arbetar med bolag inom läkemedel, bioteknik, medicinteknik och närliggande life science-segment, där spårbarhet, kvalitetssäkring och regelefterlevnad är affärskritiska faktorer.

Våra konsulter har djup förståelse för branschspecifika processer som batch- och receptstyrd tillverkning, kvalitetskontroll, validering samt hantering av olika regelverk.
Det innebär att vi inte bara implementerar ett affärssystem – vi säkerställer att lösningen stödjer både verksamhetens operativa behov och dess regulatoriska ansvar.

Med Sage X3 som plattform kan vi hjälpa er att:

Säkerställa full spårbarhet från råvara till färdig produkt
Effektivisera batchhantering, recept och produktionsplanering
Stödja kvalitetsprocesser, avvikelser och dokumentation
Skapa transparens och kontroll i hela leveranskedjan
Bygga ett valideringsbart och framtidssäkert IT-stöd

Vårt arbetssätt präglas av struktur, branschkunskap och nära samarbete med kunden – från förstudie och design till implementation, validering och långsiktig förvaltning och utveckling.

Har du någon fråga om affärssystem för life science verksamhet?
Kontakta något av våra kontor här eller ställ din fråga direkt här.

Mer om affärssystem inom life science

Ta del av några guider och kundexempel här:

Läs – Process manufacturing and ERP: Worldwide customer insight här

Läs – Sage X3 for Pharmaceuticals & Nutraceuticals här

Läs – How a pharmaceutical manufacturer remedied their IT infrastructure här

Upptäck blogginlägg om andra ämnen här

Få kontroll över projektekonomin (i rätt ögonblick!)

Wed, 11 Jun 2025 12:58:00 GMT

I en tid där varje minut är avgörande och där skillnaden mellan vinst och förlust kan vara minimal, har realtidskontroll över projektens kostnader och intäkter blivit mer kritisk än någonsin.

Visma Severa Projekthantering även känt som Severa, är ett projektverktyg som ger företag den insikt och noggrannhet som behövs för att fatta välgrundade beslut – vid rätt tillfälle.

Här tre skäl till att Severa ger dig precis den projektkontroll du behöver!

Skäl 1: Automatiserad spårning i realtid av tid och kostnader i projekt

Glöm tidskrävande och ofta felaktiga Excel-ark och osäkra tidsuppskattningar som kan leda till kostsamma misstag. Med Severa registreras både arbetstid och kostnader automatiskt och direkt i systemet, vilket eliminerar behovet av manuell inmatning och minskar risken för mänskliga fel. Systemet integreras sömlöst med andra affärssystem, vilket säkerställer att all relevant information är samlad på ett ställe.

Där all data uppdateras i realtid, vilket ger dig en exakt och uppdaterad bild av projektets ekonomiska läge – oavsett var du befinner dig eller vilken tid på dygnet det är.

Det innebär att du alltid har tillgång till den senaste informationen, vilket gör det möjligt att fatta välgrundade beslut och snabbt reagera på eventuella förändringar eller avvikelser i projektets budget.

Fördelar för din projekthantering med spårning i realtid

Skäl 2: Flexibel rapportering för djupare insikter

Visma Severa Projekthantering gör det enkelt att ta fram skräddarsydda rapporter som visar allt från total lönsamhet till detaljerade kostnadsposter, vilket ger en omfattande översikt över projektets ekonomiska hälsa. Rapporterna kan anpassas efter specifika behov och preferenser, vilket innebär att du kan fokusera på de aspekter som är mest relevanta för ditt projekt eller din organisation.

Med realtidsdata tillgänglig kan projektledare snabbt identifiera avvikelser, se trender och fatta bättre beslut för att styra projektet rätt. Denna omedelbara tillgång till uppdaterad information gör det möjligt att snabbt reagera på förändringar, optimera resursanvändningen och säkerställa att projektet håller sig inom budget och tidsramar.

Dessutom kan dessa insikter användas för att förutse framtida utmaningar och möjligheter, vilket ytterligare stärker projektets framgång.

Fördelar för din projekthantering flexibla rapporter

Skäl 3: Bättre samarbete och transparens mellan olika projektteam och avdelningar

Severa underlättar samordning mellan olika avdelningar genom att säkerställa att alla teammedlemmar arbetar med samma uppdaterade och korrekta information.

Detta gemensamma informationsflöde minskar risken för missförstånd och felkommunikation, vilket ofta kan leda till ineffektivitet och frustration.

Genom att ha tillgång till den senaste informationen kan team enkelt omfördela resurser vid behov, vilket optimerar användningen av tillgängliga resurser och säkerställer att projektet fortskrider smidigt. Dessutom kan intressenter hållas kontinuerligt uppdaterade om projektets framsteg och eventuella förändringar, vilket stärker förtroendet och engagemanget.

Resultatet av denna förbättrade samordning är ett mer synkroniserat och effektivt team som arbetar mot gemensamma mål, vilket i sin tur leder till nöjdare kunder som upplever en högre kvalitet på levererade tjänster och produkter.

Fördelar för din projekthantering med uppdaterad och delad information

Sammanfattning

Att ha realtidskontroll över kostnader och intäkter är inte bara en konkurrensfördel – det är ett krav för att driva lönsamma projekt idag. Med Severa får du ett kraftfullt verktyg som inte bara automatiserar och analyserar, utan också stärker samarbetet i hela organisationen.

Vill du veta hur Severa kan integreras i din verksamhet? Kontakta oss så berättar vi mer – och visar hur du kan få full kontroll över dina projekt redan idag.

Mer om Severa för din projekthantering

Vill du veta mer om hur Severa som verktyg kan effektvisera din projekthantering och projektuppföljning?

Kontakta mig – Bengt-Arne Hallberg på telefon +46 (0)708-16 14 12 eller e-post bengt-arne.hallberg@systemstod.se. Så kan vi tillsammans se och upptäcka hur Severa kan förbättra och förenkla er projekthantering.

Andra blogginlägg om HubSpot Service, framtidens ekonomiavdelning och affärssystem här

Downsize som effektivisering av ert affärssystem (ERP)

Wed, 05 Mar 2025 12:40:00 GMT

Är ni ett av alla de företag som använt ert affärssystem under en längre tidsperiod?
Där er leverantör lagt till mer och mer funktionalitet i systemet. Funktioner och nyheter som ni inte alla gånger har behov av.

Eller det faktum att er verksamhet genom åren har förändrats. Det vill säga att affärsprocesser och behov av systemstöd från affärssystemet är inte längre desamma, som när ni en gång började använda systemet.

Att utveckla affärssystem (ERP) med nya funktioner är en kostsam process och nu är det tid för er att betala. Ni måste uppdatera ert affärssystem. Kanske föreslås en helt ny produkt med annan, högre prissättning.

Frågorna blir många:
• Går det att flytta våra kundanpassningar eller måste de skrivas om?
• Behöver vi alla de anpassningar vi utvecklat genom åren?

Att uppgradera ert nuvarande affärssystem innebär ett helt nytt projekt.
Ofta i klass med implementationsprojekt, för att få all funktionalitet i den nya versionen. Som ni nödvändigtvis inte behöver eller vill ha.

Framförallt vill ni kanske inte ha den nya prislappen...

Mindre affärssystem kan mer

Genom åren har mindre affärssystem också utökats med mer funktionalitet. Detta indikerar att dessa mindre affärssystem kan tillgodose era nuvarande behov till en mer överkomlig kostnad. Förutom att sänka kostnaderna för ert affärssystem kan det finnas andra skäl för att "downsiza".

Det kan till exempel vara att ni vill utnyttja nya plattformar och modernare teknik.

Eller att ni påverkats av en allmän ekonomisk nedgång i er bransch och behöver se över era kostnader inom alla områden. Även ert affärssystem som hittills varit "heligt".

Från större till mindre affärssystem

Ni kommer fram till att starta ett projekt för att utvärdera "downsizing" av ert nuvarande stora, dyra affärssystem med massor av funktioner som inte används till ett mindre och billigare.

Under projektet kommer ni utan tvekan att känna att ni designar om hjulet. Detta är förväntat. Syftet och slutmålet är dock att ni skall använda tidigare erfarenheter och utnyttja dem som en jämförelse med alla nya processer och teknologier, så att ni får en bättre plattform i framtiden.

Fördelarna är många!

Ni får en genomgång av era nuvarande processer och behov istället för att rutinmässigt uppdatera ert nuvarande affärssystem.

Resultatet av projektet utvärdera downsizing, kan ibland sluta med att ni accepterar och optimerar det affärssystem ni redan har. I slutändan kommer dock resultatet att landa i vad ni som företag och verksamhet behöver.

Ni kan granska alla för- och nackdelar med en downsizing både avseende stöd i olika affärsprocesser och kostnadsbilden över tid (TCO) innan ni byter till ett mindre affärssystem.

I slutändan blir kostnaden för ert affärssystem sannolikt mer kostnadseffektivt med ett mindre affärssystem.

På Systemstöd implementerar och supportar vi fyra olika affärssystem:

• Jeeves ERP

• Sage X3

• Visma Net

• HansaWorld

Dessa affärssystem varierar i funktionalitet och är anpassade för företag av olika storlek och verksamhet. Våra +250 kunder inom ovanstående affärssystem har en omsättning som sträcker sig från ca 30 miljoner till flera miljarder.

Med verksamhet inom många olika branscher där vi har omfattande erfarenhet.

Vi förstår er utgångspunkt och era mål. Vi känner till verksamhet inom ett brett spektrum av branscher och är därför en utmärkt partner för ett "downsizing-projekt".

Dags att utvärdera downsizing?

Låt oss mötas för ett första samtal om just era möjligheter till downsizing med ett mer kostnadseffektivt affärssystem. Med funktioner som passar er verksamhet idag.

Kontakta mig direkt på telefon +46 70 816 14 12 eller skicka ett mejl till mig på bengt-arne.hallberg@systemstod.se.

Eller boka vårt möte en dag/tid som passar dig här

Upptäck blogginlägg om andra ämnen här

Verktyg för bättre verksamhetsstyrning integrerat med ditt affärssystem (ERP)

Fri, 15 Nov 2024 09:03:00 GMT

Ett verktyg vi vill lyfta fram inom detta område tillsammans med affärssystem är Microsoft Power BI. Ditt affärssystem med Power BI blir en kraftfull kombination som tar er verksamhetsstyrning till nästa nivå, genom att integrera avancerad dataanalys med omfattande affärsprocesser. Här en introduktion till Microsoft Power BI integrerat med affärssystem (ERP).

Överblick och analyser med Power BI

Genom att koppla Power BI till ert affärssystem får ni en dynamisk överblick över nyckeltal, trender och insikter i realtid. Vilket innebär att du kan övervaka och analysera er verksamhet på ett sätt som tidigare inte var möjligt.

Denna BI plattform integrerat med ert affärssystem gör det möjligt att fatta informerade beslut snabbt och effektivt, baserat på den mest aktuella informationen, vilket spar tid och ökar er konkurrenskraft, genom att ni kan agera proaktivt snarare än reaktivt.

Ni kan även identifiera möjligheter och risker i ett tidigt skede, vilket ger er ett försprång i en ständigt föränderlig marknad.

Power BI är användarvänligt

Med Power BI:s användarvänliga visualiseringar blir er data enkla att tolka, även för de utan teknisk bakgrund. Dessa visualiseringar är utformade för att presentera komplexa data på ett intuitivt och lättförståeligt sätt, vilket gör det möjligt för alla i organisationen att dra nytta av insikterna, oavsett deras tekniska expertis.

Dessutom kan ni enkelt anpassa och filtrera rapporter för att få precis den information som är mest relevant för olika avdelningar – från lager och produktion till ekonomi och försäljning.

Detta innebär att varje avdelning kan fokusera på sina specifika behov och mål, vilket i sin tur leder till mer informerade beslut och effektivare arbetsprocesser. Genom att skräddarsy rapporterna kan ni säkerställa att varje team har tillgång till de mest kritiska och aktuella uppgifterna, vilket underlättar samarbete och förbättrar den övergripande verksamhetens prestanda.

Verksamhetsuppföljning med Power BI integrerat med affärssystem (ERP)

Analysera finansiella nyckeltal

Du får en tydlig och omfattande bild av kassaflöden, budgetavvikelser och lönsamhet på ett ögonblick.

Detta innebär att du kan identifiera ekonomiska styrkor och svagheter, vilket ger möjlighet att justera strategier och budgetar i realtid, för att maximera er lönsamhet och säkerställa en stabil ekonomisk framtid för företaget.

Övervaka lager och leveranser

Optimera er lagerhantering genom att enkelt följa produktnivåer, beställningar och leveranskedjan med Power BI.

Ett verktyg där du kan förutse lagerbehov och undvika för stort lager eller brister, vilket minimerar kostnader och förbättrar kundnöjdheten genom att säkerställa att rätt produkter alltid finns tillgängliga vid rätt tidpunkt.

Identifiera trender och mönster

Genom datadriven analys får du en djupare och mer detaljerad förståelse för kundbeteenden och marknadsrörelser.

Detta gör det möjligt att förutse framtida trender och anpassa era marknadsstrategier för att möta kundernas behov och förväntningar, vilket i sin tur kan leda till ökad försäljning och marknadsandelar.

Automatisera rapportering

Med automatiserade, realtidsuppdaterade rapporter blir rapporteringen smidigare och mindre tidskrävande. Detta frigör tid för era medarbetare att fokusera på strategiska uppgifter i stället för manuellt rapporteringsarbete, vilket ökar produktiviteten och effektiviteten inom organisationen.

Dessutom säkerställer automatiseringen att alla rapporter är korrekta och uppdaterade, vilket minimerar risken för fel och missförstånd.

Visuell verksamhetsuppföljning med Power BI

Power BI och ert affärssystem (ERP) ger dig verktygen att se hela er verksamhet i en visuell, samlad vy, vilket innebär att du kan få en omfattande och detaljerad förståelse för alla aspekter av er organisation.

Genom att kombinera dessa kraftfulla verktyg kan ni inte bara enkelt identifiera förbättringsområden och effektivisera processer, utan ni kan också skapa en data-driven kultur som stöttar företagets tillväxt.

Denna kultur främjar ett mer strategiskt och insiktsfullt beslutsfattande, där data används som en central resurs för att driva innovation och förbättringar. Med en sådan kultur kan ni säkerställa att alla medarbetare har tillgång till den information de behöver för att bidra till företagets framgång, vilket i sin tur leder till ökad konkurrenskraft och långsiktig hållbarhet.

Genom att integrera dataanalys i alla delar av verksamheten kan ni också främja en miljö där kontinuerlig förbättring och anpassning till marknadsförändringar blir en naturlig del av er affärsstrategi.

Frågor om Power BI integrerat med affärssystem

Vill du veta mer om verktyg för verksamhetsuppföljning och hur du kan koppla Power BI till ert affärssystem för att få dynamisk överblick över nyckeltal, trender och insikter i realtid?

Kontakta mig – Pär Sjölin telefon +46 73-142 80 74 eller e-post par.sjolin@systemstod.se.
Så kan vi tillsammans se och upptäcka hur Power BI integrerat med ditt affärssystem kan förbättre och förenkla din verksamhetsuppföljning.

Andra blogginlägg om HubSpot Service, framtidens ekonomiavdelning och affärssystem här

Tips inför flytt av affärssystem till molnet (cloud)

Wed, 13 Nov 2024 07:23:00 GMT

Vad tänka på inför en flytt av affärssystem till molnet? Vad innebär ett privat moln? Är moln och webbaserat likvärdiga begrepp? Idag får vi många frågor om detta i relation till affärssystem. Därför har vi skapat denna guide för att klargöra begreppen, belysa skillnader och de viktigaste frågorna du bör ställa, inför en flytt av ditt affärssystem till molnet.

Affärsmål och krav för övergång till molnet

Identifiera och dokumentera de affärsmål och specifika krav som motiverar en övergång till molnet. Detta innebär att noggrant analysera och förstå de övergripande strategiska målen för företaget som ökad effektivitet, kostnadsbesparingar, förbättrad skalbarhet eller flexibilitet samt förbättrad säkerhet och efterlevnad.

Det är viktigt att kartlägga hur dessa mål kan uppnås genom en övergång till en molnbaserad lösning.

Vidare bör specifika krav identifieras som tekniska specifikationer, prestanda- och tillgänglighetsbehov samt eventuella regulatoriska och juridiska krav som måste uppfyllas.

Genom att dokumentera dessa mål och krav skapas en tydlig vägledning för hela övergångsprocessen, vilket säkerställer att alla intressenter är medvetna om de förväntade fördelarna och de nödvändiga stegen för att uppnå dem.

Förändrad licensmodell

Affärsmodellen är oftast baserad på en prenumeration, vilket innebär att kunden betalar en återkommande avgift, vanligtvis månadsvis eller årsvis, för att få tillgång till affärssystem och tjänster. Denna modell erbjuder fördelar som förutsägbarhet i kostnader och möjligheten att enkelt skala upp eller ner beroende på företagets behov.

Om ni beslutar att flytta över er nuvarande lösning till en molnbaserad lösning, kan det dock uppstå situationer där de licenser ni tidigare köpt inte längre har något värde. Det kan bero på att leverantören har en annan licensstruktur eller att de tidigare licenserna inte är kompatibla med den nya molnplattformen.

Dessutom kan villkoren för användning och tillgång till tjänsterna ändras, vilket kan påverka både kostnader och hur ni får använda tjänsterna.

Det är därför viktigt att noggrant granska och förstå de nya villkoren innan ni genomför en övergång, för att säkerställa att de uppfyller era affärsbehov och inte leder till oväntade kostnader eller begränsningar.

Roadmap och tidslinje för övergång till molnet

För att säkerställa en framgångsrik övergång till molnet är det viktigt att utveckla en detaljerad färdplan som innehåller tydliga milstolpar och en realistisk tidslinje. Denna färdplan bör fungera som en omfattande guide som beskriver varje steg i migreringsprocessen, från den inledande bedömningen och planeringen till den slutliga implementeringen och efterföljande utvärderingen.

Varje milstolpe bör definieras med specifika mål och delmål, vilket möjliggör mätning av framsteg och tidig identifiering av eventuella hinder.

En realistisk tidslinje är också avgörande för att säkerställa att alla aktiviteter genomförs inom en rimlig tidsram, vilket minimerar störningar i verksamheten och optimerar resursanvändningen.

Genom att involvera alla relevanta intressenter i skapandet av denna färdplan kan man säkerställa att alla aspekter av övergången beaktas och att alla parter är medvetna om sina roller och ansvar under hela processen.

Riskanalys inför byte till affärssystem i molnet

Om ni inte ska börja från början med ett nytt affärssystem i molnet, utan i stället flytta det befintliga affärssystemet bör ni:

Inventera nuvarande anpassningar och integrationer i ert affärssystem. Behöver dessa anpassas för att fungera i en molnlösning?

Finns det anpassningar i standardkoden som måste hanteras manuellt vid en uppgradering?

Vid stora transaktionsvolymer kan dessa kräva en annan typ av integration än API (vanligt i molnlösningar), hanteras detta i molnet?

Kommer er nuvarande affärssystemspartner att ha tillgång till molnmiljön?

Om ni byter ERP-partner, kommer de att ha tillgång till miljön?

Hur ser hanteras servicefönster och akuta problem som inte kan lösas i klienten utan måste åtgärdas på annat sätt till exempel direkt i databasen?

Först och främst är det viktigt att förstå skillnaden mellan Private Cloud och Multitenant Cloud. Generellt kan man säga att komplicerade installationer av affärssystem kräver Private Cloud.

Private Cloud

Private Cloud innebär att resurserna är dedikerade till en enda organisation, vilket ger högre kontroll och säkerhet över data och applikationer. Detta är särskilt viktigt för företag med specifika säkerhetskrav eller som hanterar känslig information. Private Cloud-lösningar kan anpassas efter företagets unika behov och erbjuder ofta bättre prestanda och tillförlitlighet, eftersom resurserna inte delas med andra användare.

Multitenant Cloud

Multitenant Cloud en modell där flera organisationer delar samma infrastruktur och resurser, vilket kan leda till kostnadsbesparingar och enklare hantering. Dock kan det innebära begränsningar i anpassningsmöjligheter och potentiella säkerhetsutmaningar, eftersom data och applikationer delas över en gemensam plattform.

Därför är det avgörande att noggrant överväga företagets specifika krav och mål när man väljer mellan dessa två molnmodeller.

Molnleverantörer

När ni överväger att migrera till molnet är det viktigt att noggrant jämföra olika molnleverantörer som er nuvarande leverantör av affärssystem, Amazon Web Services (AWS), Microsoft Azure, Google Cloud och andra.

Denna jämförelse bör baseras på flera kritiska faktorer, inklusive deras erbjudanden, tillförlitlighet, kostnader och hur väl de kan uppfylla era specifika affärsbehov.

Det är viktigt att utvärdera vilka tjänster och funktioner varje leverantör erbjuder, såsom datalagring, beräkningskraft, nätverkstjänster och säkerhetslösningar. Tillförlitligheten hos en molnleverantör kan bedömas genom att granska deras historik av driftstopp, kundrecensioner och deras förmåga att erbjuda robusta serviceavtal (SLA).

Kostnadsstrukturen är också en avgörande faktor, där ni bör överväga både initiala och löpande kostnader, samt eventuella dolda avgifter. Genom att göra en grundlig jämförelse kan ni säkerställa att ni väljer en molnleverantör som inte bara är kostnadseffektiv utan också tillförlitlig och kapabel att stödja er verksamhets tillväxt och utveckling.

Datasäkerhet

Att implementera robusta säkerhetsåtgärder för IT-säkerhet och skydda data under och efter migreringen är av yttersta vikt, för att säkerställa att känslig information inte hamnar i orätta händer.

För att uppnå detta är det nödvändigt att använda avancerade krypteringstekniker som skyddar data både under överföring och när den är lagrad, vilket effektivt förhindrar obehörig åtkomst. Regelbundna säkerhetsgranskningar och penetrationstester bör också genomföras för att identifiera och åtgärda potentiella sårbarheter i systemet. Det är av stor betydelse att införa strikta åtkomstkontroller och autentiseringsmetoder, såsom multifaktorautentisering, för att säkerställa att endast behöriga användare har tillgång till kritiska data.

En omfattande säkerhetsstrategi bör även inkludera utbildning av personalen i bästa praxis för datasäkerhet och incidenthantering, så att de är förberedda på att snabbt och effektivt hantera eventuella säkerhetsincidenter som kan uppstå. Genom att vidta dessa åtgärder kan organisationen minimera riskerna och säkerställa att data förblir skyddade genom hela migreringsprocessen och därefter.

Compliance

Säkerställ att molnleverantören inte bara uppfyller alla relevanta regler och förordningar som GDPR och HIPAA, utan också har en tydlig och transparent strategi för hur dessa efterlevs.
Detta innebär att leverantören bör kunna tillhandahålla dokumentation och bevis på att de har implementerat nödvändiga säkerhetsåtgärder och processer för att skydda känslig information och personuppgifter.

Det är också viktigt att leverantören regelbundet genomgår oberoende revisioner och certifieringar för att verifiera att de fortsätter att uppfylla dessa standarder. Dessutom bör de erbjuda stöd och vägledning för att hjälpa er organisation att förstå och navigera i de komplexa kraven i dessa regelverk, vilket säkerställer att ni inte bara är i överensstämmelse med lagstiftningen, utan också skyddar era kunders och anställdas data på bästa möjliga sätt.

Säkerställ att ni har tillgång till databas och eventuellt även programvara. Följande frågeställningar är relevanta att ställa:

Som kund har vi möjlighet att kontrollera vilka som får tillgång till vårt affärssystem? Kan vi till exempel enkelt byta leverantör av tjänster kring vårt affärssystem?

Om vi önskar byta affärssystem, kan vi då smidigt få tillgång till och överföra befintliga relevanta data till det nya systemet?

Har vi tillgång till och kan ni ändra eventuella anpassningar i affärssystemet?

Kan vi överföra programvaran (affärssystemet) om vi byter molntjänstleverantör?

Kapacitetsplanering

För att effektivt planera för att hantera framtida tillväxt och ökade belastningar är det avgörande att genomföra en noggrann kapacitetsanalys och förutse de resurser som kommer att krävas för att stödja verksamhetens expansion.

Detta innebär att identifiera potentiella flaskhalsar i systemet och utveckla strategier för att åtgärda dem innan de blir problematiska. Det är också viktigt att regelbundet utvärdera och justera infrastrukturens kapacitet för att säkerställa att den kan hantera ökade användarvolymer och datamängder utan att kompromissa med prestanda eller tillgänglighet.

Genom att implementera skalbara lösningar och flexibla arkitekturer kan organisationen snabbt anpassa sig till förändrade behov och säkerställa att systemet förblir robust och effektivt även under perioder av intensiv tillväxt.

Dessutom bör det finnas en beredskapsplan för att hantera oväntade toppar i belastningen, vilket kan inkludera att tillfälligt öka resurserna eller använda molnbaserade tjänster för att avlasta interna system.

Genom att proaktivt planera för framtida tillväxt kan organisationen inte bara upprätthålla en hög servicenivå utan också främja en hållbar och långsiktig utveckling.

Prestandaövervakning

För att säkerställa att systemet presterar optimalt är det avgörande att implementera övervakningsverktyg som kontinuerligt analyserar och rapporterar om systemets prestanda. Dessa verktyg bör kunna övervaka olika aspekter av systemet, såsom serverbelastning, nätverkstrafik, svarstider och resursanvändning, för att snabbt identifiera och åtgärda eventuella problem som kan påverka systemets effektivitet.

Genom att använda realtidsövervakning kan organisationen proaktivt hantera prestandaförsämringar och säkerställa att systemet alltid fungerar på toppnivå. Dessutom bör dessa verktyg inkludera funktioner för att generera detaljerade rapporter och analyser, vilket ger insikter som kan användas för att optimera systemets kapacitet och förbättra den övergripande användarupplevelsen.

Regelbundna granskningar och justeringar baserade på dessa insikter är viktiga för att upprätthålla en hög servicenivå och för att förbereda systemet för framtida krav och utmaningar.

Total ägandekostnad (TCO)

För att förstå den ekonomiska påverkan av molntjänster är det viktigt att noggrant beräkna den totala ägandekostnaden (TCO). Detta innebär att man inte bara tar hänsyn till de initiala kostnaderna för att implementera molnlösningar, utan också de löpande utgifterna som kan uppstå över tid.

Dessa löpande kostnader inkluderar avgifter för molnresurser som kan variera beroende på användningsnivå och tjänsteleverantör samt licenskostnader som kan förändras i takt med att företaget växer eller förändrar sina behov.

Dessutom är det viktigt att beakta kostnader för support och underhåll, vilket kan omfatta teknisk support, regelbundna uppdateringar och säkerhetsåtgärder för att säkerställa att systemet förblir säkert och effektivt.

Genom att inkludera alla dessa aspekter i beräkningen av TCO kan organisationen få en mer heltäckande bild av de ekonomiska konsekvenserna av att använda molntjänster och därmed fatta mer informerade beslut om sina IT-investeringar.

Är prismodellen skalbar

Kan ni enkelt minska och öka antalet användare beroende på era aktuella behov? Eller finns det begränsningar som gör att ni blir inlåsta med ett fast antal användare under en förutbestämd tidsperiod? Vilket kan påverka er flexibilitet och anpassningsförmåga?

Det är viktigt att förstå om prismodellen tillåter dynamisk justering av användarantalet utan att ni ådrar er extra kostnader eller bindningstider som kan begränsa er verksamhets förmåga att snabbt reagera på förändringar i marknaden eller interna behov.

En flexibel prismodell kan vara avgörande för att optimera kostnadseffektiviteten och säkerställa att ni endast betalar för de resurser ni faktiskt använder, vilket i sin tur kan bidra till en mer hållbar och anpassningsbar affärsstrategi.

Supportavtal

För att säkerställa att en organisation effektivt kan hantera eventuella problem som kan uppstå vid användning av molntjänster och affärssystem, är det viktigt med support och ett omfattande och välstrukturerat supportavtal.

Dessa avtal bör klart och tydligt definiera de olika typer av support som erbjuds, inklusive teknisk support, användarsupport och nödsupport, samt specificera svarstider och tillgänglighet för dessa tjänster. Vidare är det av betydelse att avtalen innehåller detaljer om hur problem eskaleras och hanteras, samt vilka resurser som finns tillgängliga för att lösa mer komplexa eller kritiska problem.

Genom att ha sådana avtal på plats kan en organisation säkerställa att de har den nödvändiga beredskapen för att snabbt och effektivt hantera tekniska utmaningar, vilket minimerar driftstopp och garanterar kontinuitet i verksamheten.

Regelbundna uppdateringar

För att säkerställa att affärssystemet förblir säkert, effektivt och i linje med de senaste tekniska framstegen, är det avgörande att planera för regelbundna systemuppdateringar och underhåll.

Detta innebär att kontinuerligt övervaka systemets prestanda och identifiera områden som kan dra nytta av förbättringar eller uppdateringar. Regelbundna uppdateringar inkluderar inte bara säkerhetsuppdateringar för att skydda mot nya hot och sårbarheter, utan även funktionella uppdateringar som kan förbättra systemets kapacitet och användarupplevelse.

Underhållsaktiviteter bör också omfatta granskning och optimering av systemets konfigurationer för att säkerställa att det fungerar på toppnivå. Genom att ha en strukturerad plan för dessa aktiviteter kan organisationen minimera risken för oväntade driftstopp och säkerställa att affärssystemet fortsätter att stödja verksamhetens mål och krav på ett effektivt sätt.

Omfattande testning

För att säkerställa att systemet fungerar optimalt och uppfyller alla krav innan det tas i full drift, är det viktigt att genomföra en rad omfattande tester.

Dessa tester bör inkludera funktionella tester, som verifierar att alla systemfunktioner och processer fungerar som förväntat och uppfyller de specifika affärskraven.

Prestandatester är också avgörande för att bedöma systemets kapacitet att hantera förväntade belastningar och användarvolymer, vilket hjälper till att identifiera eventuella flaskhalsar eller prestandaproblem som kan påverka användarupplevelsen.

Säkerhetstester är nödvändiga för att upptäcka och åtgärda sårbarheter som kan äventyra systemets integritet och skydd av känslig data.

Genom att noggrant genomföra dessa tester innan systemet går live, kan organisationen minimera risken för driftstörningar och säkerställa en smidig och säker övergång till det nya systemet.

Pilotfas

Innan ni går vidare med en fullskalig implementation av ert affärssystem i molnet är det klokt att överväga att genomföra en pilotfas. Denna pilotfas bör involvera en mindre, noggrant utvald del av verksamheten, vilket ger er möjlighet att testa systemet i en kontrollerad miljö.

Under denna period kan ni noggrant övervaka hur systemet presterar och identifiera eventuella problem eller brister som kan uppstå. Genom att göra detta kan ni samla in värdefull feedback från användarna, vilket kan användas för att göra nödvändiga justeringar och förbättringar innan systemet rullas ut i hela organisationen.

Denna metod minimerar risken för större störningar i verksamheten och säkerställer att den slutliga implementationen blir så smidig och effektiv som möjligt. Dessutom ger det er en chans att utbilda personalen och förbereda dem för övergången, vilket kan öka acceptansen och användningen av det nya systemet.

Veta mer?

Kontakta mig på telefon +46 (0)709 16 66 54 eller e-post par.heed@systemstod.se.

Andra blogginlägg om affärssystem, lönsamhet i tjänsteföretag och att sälja smartare

EDI: Nyckeln till effektiva och hållbara affärsprocesser

Mon, 04 Nov 2024 14:00:00 GMT

I dagens snabbt föränderliga affärsmiljö är tid och resurser avgörande. Genom att använda EDI för att elektroniskt utbyta order, fakturor och följesedlar kan företag minska manuella processer, öka precisionen och spara både tid och pengar.

Men vad innebär den långsiktiga kostnaden för en EDI-lösning och varför är det viktigt att välja rätt leverantör från början?

EDI – automatisering och precision

EDI effektiviserar affärsprocesserna genom att minska behovet av manuella uppgifter som dataregistrering och pappershantering. Dokument skickas automatiskt mellan systemen hos köpare och säljare, vilket minskar risken för mänskliga fel. I stället för att hantera pappersdokument och pdf:er kan företag fokusera på att optimera sina flöden och säkra en bättre kontroll över order och leveranser.

Ett exempel är att många bolag per idag tar emot en orderbekräftelse via mail (pdf) och sen behöver manuellt lägga in informationen i sitt affärssystem. Genom att eliminera manuella processer minskar både manuella felkällor och tid för att manuellt mata in uppgifter i exempelvis affärssystemet.

En riktlinje som brukar nämnas är att EDI kan spara cirka i snitt 5-15 % i tid i de processer som per idag hanteras manuellt.

Med detta sagt så är det givetvis vissa processer som kan automatiseras helt som exempelvis. Ytterligare delar där EDI stöttar är att minska kostnader för lagerhållning och kommunikation, särskilt genom bättre översikt över orderflöden och leverantörssamarbeten.

Välj en skalbar och anpassningsbar EDI-lösning

Viktigt är att välja en EDI-leverantör som erbjuder en skalbar lösning. En bra EDI-leverantör kan växa med företaget och hantera både purchase-to-pay (P2P) och order-to-cash (O2C) processer, vilket kan vara avgörande för ett företags framtida expansion.

Dagens affärslandskap kräver att EDI-leverantörer kan hantera en mängd olika dokumentformat, från internationella standarder som EDIFACT till moderna XML-baserade format.

En leverantör som kan hantera många format från olika affärssystem underlättar inte bara för nya integrationer utan reducerar också kostnader över tid. Genom att välja en leverantör som har erfarenhet av att kunna hantera helheten, men också branschspecifika krav, så kan företaget säkra snabb och korrekt kommunikation med olika typer av partners.

Framtiden med EDI: möjligheter och utveckling

I tekniklandskapet runt EDI utvecklas ständigt nya teknologier, vilket kommer skapa möjligheter för öka automatiseringen ytterligare.

Ett exempel på detta är dokumentkontroll där EDI-dokumentens innehåll kan kontrolleras och därmed möjliggör att automatiskt identifiera avvikelser, som avsaknad av information, felaktig information, något som både sparar tid och förbättrar noggrannheten för att förbättra den totala fakturahanteringsprocessen.

En annan viktig aspekt är EDI:s roll i hållbarhet och miljömedvetenhet. I stället för att använda pappersdokument kan företag bidra till minskade koldioxidutsläpp och samtidigt använda EDI för att rapportera miljödata om sålda varor. EDI blir här en viktig kanal för att dela och följa upp på klimatdata, vilket skapar nya möjligheter för företag som vill integrera hållbarhet i sina affärsprocesser.

Säkerhet och integritet i fokus

I en värld med allt fler försök till bedrägerier så skapar EDI en bra möjlighet att öka säkerheten kring distributionen av e-fakturor och andra typer av handelsdokument. Genom att använda säkra nätverk, exempelvis Peppol, kan företag försäkra sig om att affärsdokument skickas genom godkända och säkra kanaler, vilket minimerar risken för bedrägeri och dataintrång.

Slutord: En framtidssäkrad EDI-lösning för långsiktiga fördelar

Att välja en EDI-leverantör med förmåga att hantera alla typer av flöden, olika format och som kan växa med företaget är en investering som kan ha en betydande inverkan på den totala kostnaden för ägande.

Med EDI så hanteras också informationen elektroniskt och strukturerat, vilket skapar bra möjligheter för att nyttja framtida externa AI-lösningar för exempelvis analys av informationen, men också genom att enklare och snabbare kunna analysera avvikelser mellan exempelvis inköpsorder och ordersvar.

Gästbloggare om EDI

Hans Axelsson, Logiq
+46 (0)73 424 14 60
hans.axelsson@logiq.se

Logiq erbjuder ett brett utbud av EDI- och e-faktureringstjänster för att effektivisera dina affärsprocesser med kunder, leverantörer och myndigheter. De är en ledande EDI-tjänsteleverantör i Norden med global räckvidd som tillhandahåller den teknik, expertis och support som krävs för att hjälpa dig att lyckas med EDI och elektronisk fakturering.
Upptäck deras breda utbud av EDI-tjänster här

Läs mer på Systemstödsbloggen

Vad är EDI och vilka möjligheter finns det med EDI inför framtiden?

Mon, 04 Nov 2024 12:52:00 GMT

EDI är en förkortning för Electronic Data Interchange och är en term för elektroniskt utväxling av handelsdokument som produktkataloger, inköpsorder, orderbekräftelser, följesedlar och fakturor. I detta blogginlägg tar vi upp fördelarna med EDI, vad du ska tänka på vid implementering samt potentiella möjligheter med EDI inför framtiden.

Vilka är fördelarna med EDI?

Effektivitet och automatisering

EDI digitaliserar och automatiserar utväxlingen av handelsdokument, vilket leder till betydande tidsbesparingar och ökad effektivitet. Manuella processer som att mata in data eller hantera pappersbaserade dokument, kan vara tidskrävande och leder ofta till fel.

Genom att använda EDI kan dokument överföras elektroniskt mellan system; snabbt och sömlöst, vilket bidrar till att minska handläggningstiden och öka produktiviteten.

Precision och tillförlitlighet

EDI hjälper till att förbättra noggrannheten och tillförlitligheten i informationsutväxlingen mellan handelspartner genom att minimera sannolikheten för mänskliga fel. Den data som utväxlas genom EDI konverteras, allt som oftast, till standardiserade format och utväxlas direkt mellan köparens och säljarens system.

Detta minskar risken för missförstånd, felskrivningar och andra fel som kan uppstå i manuella eller pappersbaserade processer.

Kostnadsbesparingar

Att införa EDI kan ge betydande kostnadsbesparingar för företag. Storleken på dessa besparingar beror på vilka processer som digitaliseras och hur moget företaget är för automatisering. En direkt kostnadsbesparing som ofta är förknippad med fakturering är elimineringen av behovet för pappersutskrifter, porto och manuell hantering av dokument. Inom inköpsprocessen ger EDI en bättre översikt över order och lagerstatus, vilket kan minska kostnaderna i samband med lagerhållning.

Dessutom kan manuella processer relaterade till kommunikation, dokumenthantering och felhantering minimeras eller elimineras, vilket i sin tur leder till betydande besparingar.

Bättre handelsflöden och partnerskap

EDI möjliggör en smidig och sömlös integration av affärsprocesser mellan organisationer. Genom att integrera ett företags system med EDI förenklar samarbetet mellan handelspartners, oavsett vilka IT-system eller plattformar de använder. Detta förenklar kommunikationen, minskar behovet av manuell inmatning och förbättrar samarbeten och relationer mellan organisationer.

Båda parter får snabbare uppdateringar om orderstatus och kan uppnå betydande effektivitetsvinster. För leverantörer blir det också avgörande att kunna stödja kundernas krav på elektronisk kommunikation.

Snabbare transaktioner

EDI möjliggör snabbare bearbetning av affärsdokument. Den elektroniska utväxlingen av data direkt mellan system gör det möjligt att minska behandlingstiden till ett minimum.

Detta leder till ökad effektivitet i hela leveranskedjan och bidrar till att minska förseningar i beställningsprocesser, leveranser och fakturering.

Implementering av EDI

Implementeringen av EDI innebär ett antal viktiga steg och processer för att säkerställa en framgångsrik och effektiv övergång till elektronisk utväxling av affärsdokumenten, vilka är följande:

Utvärdering av behov och mål

Innan implementeringen påbörjas är det av stor vikt att noggrant utvärdera organisationens behov och möjligheter vid implementering av EDI. Detta innebär att identifiera vilka affärsprocesser som bör omfattas, hur djupt EDI bör integreras i de interna processerna, graden av möjlig automatisering, samt att det i en utvärdering är viktigt att fastställa tydliga mål och förväntningar för genomförandet.

Val av EDI-lösning och leverantör

Efter att behov och mål har identifierats måste organisationen välja en EDI-leverantör som kan möta behoven. Detta innebär att överväga olika faktorer såsom funktionalitet, skalbarhet, tillförlitlighet, användarvänlighet, pris och kundsupport.

Organisationen bör också bedöma leverantörens erfarenhet, rykte och förmåga att anpassa sig till branschspecifika behov.

Integration med interna och externa system

Att implementera EDI kräver integration med organisationens interna system som affärssystem och inköpssystem och andra typer av affärsapplikationer. Detta innebär att etablera förmågan att importera och exportera strukturerade dokument till och från affärsapplikationerna, samt att kommunicera dessa filer mellan organisationen och EDI-leverantören.

EDI-leverantören kommer sedan att säkerställa konvertering och överföring av dessa meddelanden till och från dina handelspartners. En bra leverantör kommer att kunna konvertera mellan en mängd olika meddelandeformat och ha tillgång till relevanta handelsnätverk för att effektivt kunna kommunicera dina meddelanden. Denna del spelar en allt viktigare roll då det kontinuerligt sker förändringar hos leverantörer och kunder med avseende på att allt fler system/applikationer etableras runt affärssystemet.

Att välja en leverantör som har möjlighet att agera snabbt och effektivt är en viktig aspekt med avseende på den långsiktiga totala kostnaden för ens EDI-lösning.

Testning och utbildning

Innan implementeringen tas i bruk är det av avgörande betydelse att utföra grundliga tester av EDI-lösningen. Detta inkluderar utväxling av testdata, säkerställande av dataintegritet, felhantering och interaktion med både interna och externa system. Testningen säkerställer att EDI-lösningen fungerar enligt förväntan och uppfyller identifierade mål och behov.

Samtidigt är det viktigt att leverantören erbjuder utbildning och vägledning till de medarbetare som får nya arbetsrutiner. Utbildningen bidrar till att säkerställa att alla inblandade förstår och behärskar de nya processerna.

Potentiella möjligheter med EDI inför framtiden

1. Ökad automatisering med AI och maskininlärning

Framsteg inom AI och maskininlärning kommer skapa möjligheter för mer automatiserade processer gällande EDI. Där AI exempelvis skulle kunna analysera och kategorisera fakturor, identifiera avvikelser och förutsäga kassaflödesbehov, vilket gör fakturahanteringen både snabbare och mer exakt. Exempel på maskininlärning, avvikelsehantering kan även vara att kontrollera informationen i EDI-dokumenten.

2. Miljömedvetenhet och hållbarhet

Självklart skapar EDI en möjlighet för företag att öka fokuset på hållbarhet genom att minska sin miljöpåverkan med ett minskat användande av papper. I flera länder betraktas EDI nu även som en möjlig förmedlare av miljödata för sålda varor. De två typer av dokument som är mest relevanta för denna information är faktura och följesedel - primärt för den svenska marknaden. Genom att använda EDI som en transportväg för miljödata återanvänds redan etablerade integrationer, samtidigt som förekomsten (och omfattningen) av EDI ökar. Genom att utnyttja data, addera data och framförallt - högst troligt -få mer korrekt data, så skapar e-faktura ytterligare möjligheter för en förbättrad uppföljning och rapportering runt exempelvis klimatdata.

3. Ökat Fokus på säkerhet och integritet

I en värld med allt fler försök till bedrägerier så skapar EDI en bra möjlighet att öka säkerheten kring distributionen av e-fakturor och andra typer av handelsdokument. Detta genom att de skickas genom säkra nätverk med godkända operatörer. Exempel på denna typ av nätverk kan vara Peppol.

Avslutande tankar kring EDI

Framtiden med EDI är full av spännande möjligheter och med hjälp av ny tekonologi kommer företag att kunna hantera sina Order-to-cash, samt purchase-to-pay-processer mer effektivt och säkert än tidigare.

Att redan nu börja anpassa sig till dessa förändringar kan vara en viktig pusselbit för att enklare kunna få en sömnlös övergång till vad framtiden har att erbjuda och ta del av all ny teknik som dagligen produceras globalt, alltifrån nya AI-lösningar till nya möjligheter branschspecifika formatstandarder.

Fredrik Jansson, fredrik.jansson@systemstod.se

Läs mer på Systemstödsbloggen

Så skapas en stark säkerhetskultur i ditt företag

Mon, 20 May 2024 12:20:00 GMT

I detta blogginlägg tar vi upp de viktigaste komponenterna som krävs för att skapa en stark och positiv säkerhetskultur i ett företag. Genom att förstå och implementera dessa grundläggande element får ni förutsättningarna för att gemensamt arbeta mot en säkrare arbetsmiljö och främja ett positivt arbetsklimat för alla anställda. Detta blogginlägg är i samarbete med vår partner kring IT-säkerhet – Secify, som erbjuder rådgivning och säkerhetslösningar inom cybersäkerhet, informationssäkerhet och dataskydd.

Ledningens roll i att forma säkerhetskulturen

En positiv säkerhetskultur börjar med företagsledningens engagemang och exempel. Det är ledningens ansvar att klargöra säkerhetsarbetets betydelse och att aktivt delta i dess genomförande.

Genom att ledningen visar att säkerhet är prioriterat och genom att de själva följer de fastställda säkerhetsrutinerna, sänder de en tydlig signal till alla anställda om att säkerhet är viktigt för alla.

Dessutom är det viktigt att ledningen inte bara kommunicerar värdet av säkerhet utan också ger stöd genom resurser och de verktyg som behövs för att upprätthålla en hög säkerhetsstandard. Detta inkluderar att tillhandahålla adekvat utbildning, utrustning och tid för säkerhetsrelaterade aktiviteter.

Skapa förutsättningar för ett säkerhetsmedvetet arbete

Att skapa en säkerhetskultur innebär att man ger anställda rätt förutsättningar att arbeta säkerhetsmedvetet. Det innebär att tillhandahålla nödvändiga resurser som tid, verktyg och utbildning. Anställda bör känna sig trygga i sin arbetsmiljö och veta att de har stöd från ledningen att ta de steg som krävs för att arbeta säkert.

En viktig del av att skapa dessa förutsättningar är att etablera tydliga kommunikationskanaler där anställda kan ge feedback och rapportera potentiella risker utan rädsla för repressalier. Därmed uppmuntras ett öppet klimat där säkerhet kan diskuteras och ständigt förbättras.

Vikten av kontinuerlig utbildning inom säkerhet

Regelbunden och uppdaterad säkerhetsutbildning är en hörnsten i en stark säkerhetskultur. Utbildning hjälper till att hålla säkerhet i åtanke och ger anställda de färdigheter och kunskaper de behöver för att identifiera och hantera risker.

Kontinuerlig utbildning visar också på ett företags engagemang för sina anställdas välbefinnande och säkerhet.

Utbildning bör anpassas till olika roller inom företaget och uppdateras regelbundet för att reflektera över nya risker, teknologier och arbetsmetoder. Det är också viktigt att lärandet är praktiskt och interaktivt för att främja engagemang och förståelse.

Hur man uppmuntrar till rapportering av brister och fel

Ett kritiskt element i en säkerhetskultur är hur man hanterar rapportering av problem, incidenter och olyckor. Anställda bör uppmanas att rapportera alla incidenter, oavsett hur små de är, utan rädsla för negativa konsekvenser. Detta kan uppnås genom att skapa ett system för rapportering som är lättillgängligt, anonymt om så önskas och som garanterar att varje rapport tas på allvar och följs upp.

Att lära av mindre incidenter och små fel kan förhindra större incidenter i framtiden. Det är viktigt att skapa en lärande kultur där misstag och mindre incidenter ses som möjligheter till förbättring snarare än som misslyckanden.

Att etablera lärande och förbättring som norm

För att en säkerhetskultur ska vara hållbar måste den bygga på en grund av kontinuerligt lärande och ständiga förbättringar. Det innebär att regelbundet utvärdera och revidera säkerhetsrutiner och -processer. Alla i organisationen, från ledning till nyanställda bör vara engagerade i denna process och känna att deras input är värdefull.

Ett företag bör sträva efter att skapa en miljö där lärande ses som en naturlig del av det dagliga arbetet och där anställda uppmuntras att dela med sig av sina erfarenheter och lärdomar för att gemensamt höja säkerhetsnivån.

Veta mer – frågor om säkerhetsarbete och säkerhetskultur

Kontakta mig Nicklas Dahl på Secify när du har frågor, eller vill veta mer om vårt specialistområde: IT-säkerhet.

Du når mig enklast på telefon +46 76 635 38 52 eller e-post nicklas@secify.com

Läs mer om IT-säkerhet, hantera cyberattacker och fördelarna med ett pentest på Systemstödsbloggen

Så skapar du en kontinuitets- och katastrofåterställningsplan

Thu, 16 May 2024 12:18:00 GMT

När något plötsligt händer som innebär att viktiga IT-funktioner blir oanvändbara kan ditt företag vara illa ute. Det är här en kontinuitets- och katastrofåterställningsplan kommer in i bilden. Detta blogginlägg är i samarbete med vår partner kring IT-säkerhet – Secify, som erbjuder rådgivning och säkerhetslösningar inom cybersäkerhet, informationssäkerhet och dataskydd.

Utför en affärskonsekvensanalys för att identifiera kritiska tillgångar

Att genomföra en affärskonsekvensanalys är ett kritiskt steg för att skapa en robust kontinuitetsplan. Denna analys hjälper företag att identifiera och prioritera de tillgångar och funktioner som är mest kritiska. Genom att utvärdera hur olika katastrofscenarier påverkar dessa tillgångar, kan strategier utvecklas för att minimera störningar och förluster.

För att göra en effektiv affärskonsekvensanalys bör företaget överväga alla tänkbara scenarier, inklusive naturkatastrofer, cyberattacker och mänskliga fel. Att förstå vilka processer som är avgörande för att upprätthålla daglig verksamhet är avgörande för att planen ska vara heltäckande och effektiv.

Förstå och bedöm potentiella risker för ditt företag

Riskbedömning är en omfattande process som innebär att identifiera potentiella hot mot företagets operativa verksamhet. Det handlar om att förstå sannolikheten för olika händelser och den potentiella påverkan de kan ha. Denna bedömning är grundläggande för att kunna utveckla en plan som skyddar företaget mot de mest relevanta och skadliga riskerna.

Risker kan kategoriseras i olika grupper som tekniska, organisatoriska och miljömässiga. Genom att systematiskt granska varje kategori och bedöma hur varje identifierad risk kan hanteras, kan företaget ta fram en effektiv kontinuitetsplan som reducerar sårbarhet för störningar.

Utveckla en incidenthanteringsplan för kritiska IT-incidenter

Incidenthanteringsplanen är en detaljerad guide för hur företaget ska reagera på och hantera kritiska IT-incidenter. En effektiv plan innefattar en tydlig kommunikationsstrategi, roller och ansvarsområden samt steg-för-steg procedurer för att snabbt åtgärda och begränsa skadorna av en incident.

Det är också viktigt att planen inkluderar processer för att dokumentera och analysera incidenter för att kunna förbättra säkerhetsåtgärder och förebyggande arbete. Regelbunden övning och översyn av planen är avgörande för att säkerställa att den är aktuell och effektiv.

Skapa en detaljerad kontinuitetsplan för att upprätthålla verksamheten

En kontinuitetsplan tar hänsyn till de risker och konsekvenser som identifierats i de tidigare analyserna. Planen tar upp nödvändiga åtgärder för att upprätthålla eller snabbt återställa kritiska affärsfunktioner efter en störning och säkerställa företagets verksamhet och överlevnad.

Planen bör vara flexibel för att anpassas till olika typer av incidenter samt innehålla information om resursallokering, prioritering av affärsprocesser och återhämtningsprocedurer.

Ett viktigt element i kontinuitetsplanen är också att ha en kommunikationsplan som beskriver hur företaget ska kommunicera med anställda, kunder och andra intressenter under och efter en incident.

Formulera en effektiv IT-katastrofåterställningsplan

IT-katastrofåterställningsplanen är en vital del av företagets övergripande kontinuitetsstrategi. Den fokuserar på att återställa IT-system och data för att minimera driftsavbrott och förlust av information. En välformulerad plan täcker allt från backupprocedurer och dataåterställning till återuppbyggnad av IT-infrastrukturen.

Planen bör testas regelbundet för att säkerställa att den fungerar som avsett och att personalen är bekant med de åtgärder som krävs. Det är också viktigt att regelbundet revidera planen för att säkerställa att den håller jämna steg med tekniska förändringar och företagets utveckling.

Testa, uppdatera och utbilda löpande

Genom att regelbundet testa och uppdatera era planer samt kontinuerligt utbilda er personal, kan ni säkerställa att ni är förberedda för eventuella större incidenter eller katastrofer. Genom att identifiera eventuella svagheter och behov av förändringar i planerna kan ni kontinuerligt förbättra era beredskapsåtgärder för att säkerställa en effektiv hantering av potentiella kriser.

Veta mer – frågor om kontinuitets- och katastrofåterställningsplan

Kontakta mig Nicklas Dahl på Secify när du har frågor, eller vill veta mer om att ta fram kontinuitets- och katastrofåterställningsplan för ditt företag.

Du når mig enklast på telefon +46 76 635 38 52 eller e-post nicklas@secify.com

Läs mer om IT-säkerhet på Systemstödsbloggen här

Använd starka, unika lösenord och undvik nätfiske (phising)

Wed, 15 May 2024 14:32:00 GMT

Allt oftare nås vi av att företag och organisationer drabbats av IT-attacker. Vilket innebär stulen information, skadad utrustning, kundbortfall och andra negativa konsekvenser. Här tips för att förbättra din och ditt företags IT-säkerhet inom två grundläggande områden du kan påverka redan idag: lösenordshantering och skydd mot phising.

Vilket är världens vanligaste lösenord?

Ett grundläggande område inom IT-säkerhet är de lösenord du använder för att skydda din information i olika tjänster och applikationer. Lösenordet verifierar och identifierar dig som användare och genom lösenordet skyddas ditt konto och dess information från obehöriga.

Då lösenordet är vägen in till olika tjänster och applikationer både privat och på arbetet är de värda att skydda!

Säkerhetsföretaget NordPass listar varje år en sammanställning över världens vanligaste lösenord där det både i Sverige och globalt är lösenordet ”123456” som ligger i topp. Ett lösenord som det tar en hacker mindre än en sekund att klura ut....

Trots senaste tidens uppmärksamhet kring IT-säkerhet och hackade lösenord är säkerhetstänket över lösenord på den svenska topp 10-listan häpnadsväckande låg.

Skapa unika lösenord

På Darknet finns idag databaser med användarkonton och lösenord som går att köpa. Inloggningsuppgifter som kommer från olika tjänster och applikationer som antingen råkat läcka aktuella uppgifter eller som helt enkelt blivit hackade.

Du kan kontrollera om dina uppgifter blivit läckta via till exempel gratistjänsten ”Have I been pwned” som använder flera databaser där läckta uppgifter är samlade.
Du hittar webbplatsen Have I Been Pwned här.

Ofta är inloggningsuppgifterna i en läckt databas:

Din e-postadress som användarnamn
Ett lösenord

Nu inser du snabbt vad som händer om du använder samma användarnamn och lösenord till alla dina tjänster och applikationer. En angripare kan enkelt ta sig från ditt hackade konto vidare till din e-post, olika e-handelstjänster, sociala nätverk och andra tjänster / applikationer du använder.

På till exempel Linkedin står det var du jobbar och har du samma lösenord på ditt arbete som hemma är risken stor att angriparen försöker få åtkomst till företagets olika IT-system genom dig.

Tips kring unika lösenord:

Ett unikt lösenord som du bara använder till ditt e-postkonto.
Ett unikt grundlösenord med variationer, för varje viktig tjänst och applikation du använder.
Ett unikt lösenord för alla oviktiga tjänster och applikationer

Med ovanstående tips kan du enkelt hålla isär dina olika konton och du minskar då risken att någon av misstag testar din e-post och ditt lösenord på en tjänst.

Tips för att enkelt skapa starka, unika lösenord

Det finns mycket att göra för att öka både din personliga och ditt företags IT-säkerhet enkelt med unika, starka lösenord. Här några råd och tips hur du enkelt kan skapa starka, unika lösenord för inloggning på dina olika tjänster och applikationer.

Tips 1: Minst 12 tecken i lösenord

Det är främst längden på ditt lösenord som bidrar till ökad IT-säkerhet. Om du dessutom varierar tecknen genom att använda små/stora bokstäver, siffror och specialtecken skapar du ett ännu säkrare lösenord och minskar därmed risken att någon obehörig ska knäcka ditt lösenord.

Tips 2: Använd inte lösenord som kan kopplas till dig

Använd inte lösenord som innehåller vanligt förekommande ord eller uppgifter som kan kopplas till dig som person som till exempel ”adress”, ”fotboll” eller ”djurnamn”.

Tips 3: Använd unika lösenord

Genom att använda unika lösenord för varje tjänst, webblats eller applikation du använder, säkerställer du att ett dataintrång inte drabbar dina andra konton och tjänster. Eftersom din e-postadress ofta är navet för mångas digitala arbete, är det viktigt att lägga extra energi på att skapa ett starka, unika lösenord för din e-post och olika mejlkonton.

Tips 4: Använd tvåfaktorautentisering (multifaktorautentisering, 2FA)

Tvåfaktorsautentisering innebär ett extra krav utöver ditt lösenord som visar att du verkligen är du. Tvåfaktorsautentisering innebär att du måste bevisa vem du är med minst två olika bitar av information. Till exempel relaterad till kunskap (lösenord), något du har (telefon eller ID-kort) eller något annat som är unikt för dig (fingeravtryck).

Tvåfaktorsautentisering fungerar som så att när du skrivit in det korrekta lösenordet så skickas en verifikationskod till dig via SMS eller så kan du använda en genererad kod i en app. Efter att du har fyllt i korrekt kod tillåts du logga in på kontot.

Det är inte bara för tjänster och applikationer du använder i ditt arbete som du kan använda tvåfaktorsautentisering. Den är lika relevant för tjänster och applikationer du använder privat som till exempel i sociala medier, privata e-postkonton och e-handelswebbplatser.

Tips 5: Skydda ditt lösenord

Kom ihåg att låsa din bildskärm och logga ur din dator när du inte använder den och dela inte ditt/dina lösenord med andra, till exempel arbetskollegor.

Tips 6: Gör det lätt att komma ihåg starka, unika lösenord

För att göra det lätt att komma ihåg starka, unika lösenord, kan du skapa lösenord genom att använda associationer:

• orden i en låt (”DancingInTheDark84!”)

• ordföljd som betyder något för dig (”MinaBarnÄlskarJulen!”)

• med lösenordet ”J@gÄlskarLIF1919!” kan man till exempel använda:

”J@gÄlskarLIF1919!brevJobb” för mejlkontot på jobbet
”J@gÄlskarLIF1919!brevduva” för det privata mejlkontot
”J@gÄlskarLIF1919!blå” för Facebook kontot
”J@gÄlskarLIF1919!bild” för Adobe kontot

Tips 7: Appar och tjänster för lösenordshantering

Att skapa starka, unika lösenord är relativt enkelt, men utmaningen är att komma ihåg alla lösenord om du inte använder associationer enligt tipset ovan.

Det finns olika tjänster och applikationer som kan lagra lösenord åt dig på ett säkert sätt. De ger förslag på långa, säkra lösenord och sparar dessa i ett krypterat valv och hjälper dig att komma ihåg lösenorden, när det är dags för användning i aktuell tjänst. Exempel på tjänster/applikationer är till exempel 1Password, LastPass och KeePass.

Skydda dig mot nätfiske (phising)

Nätfiske (phishing) är ett angrepp där syftet är att infektera mottagarens dator eller telefon med skadlig kod eller komma över och stjäla behörigheter till olika IT-system. Eller stjäla pengar eller din identitet genom att få dig att lämna ut personliga uppgifter som kreditkort, bankinformation eller lösenord.

Ett vanligt sätt vid nätfiske är att locka dig som besökare till webbplatser som liknar kända varumärkens webbplatser, genom liknande design och domännamn. Webbplatser som har formulär där du som besökare uppmanas fylla i dina uppgifter som sedan stjäls.

Nätfiske är en av de största säkerhetsriskerna i våra IT-system och IT-miljöer idag och dagligen kommer nyheter om nya attacker:

Ökning av bluff-sms – så undviker du att bli lurad (Mobil)
Kartlägger sina offer i sociala medier – ”mer avancerade attacker” (ComputerSweden)
Microsoft 365-kunder varnas för ny nätfiskekampanj (ComputerSweden)

Så skyddar du dig mot nätfiske

Den svagaste länken inom IT-säkerhet är fortfarande DU!
Det vill säga den enskilda användaren av olika IT-system och applikationer. Bakgrunden är att all IT- kriminalitet är så bra förklädd att det är lätt hänt att ”klicka” för till exempel ladda ner något intressant som visar sig vara skadligt.

Därför är det viktigt att du lär dig att känna igen nätfiskemeddelanden. Här några sätt att identifiera att det handlar om nätfiske:

Brådskande uppmaning

Var misstänksam mot mejl, SMS och chatt meddelanden där du uppmanas klicka på, ringa eller öppna en bifogad fil direkt. Ofta hävdar avsändaren att du måste agera nu för att till exempel undvika en straffavgift, avregistrering eller tullavgift. Att skapa en uppmaning om att det är bråttom är ett vanligt trick i nätfiskeattacker och bedrägerier.
Råd: agera inte impulsivt

Stavning och språk

Om du får ett SMS eller mejl som innehåller uppenbara stavfel eller grammatiska fel kan det vara ett bedrägeri. De som skickar dessa bluffmejl skickar ofta 1000-tals mejl samtidigt där mejlen körs genom någon översättningstjänst, vilket leder till att språket blir bristfälligt formulerat.
Råd: Läs meddelanden och mejl noga

Länkar och bifogade filer

Klicka inte på länkar eller bifogade filer om du misstänker att ett SMS eller e-postmeddelande är ett bedrägeriförsök. Håll i stället muspekaren över länken (klicka inte!) för att kontrollera att adressen stämmer överens med länken som skrevs i meddelandet.
Råd: klicka inte på länkar / öppna filer utan att kontrollera meddelandet noga

Felaktig e-postdomän

Om du får ett e-postmeddelande som påstås att komma från ett etablerat företag, till exempel Telia, Apple, LinkedIn eller din bank, men mejlet är skickat från en annan e-postdomän som till exempel applesupport.ru är det ett bedrägeri. Se även om det finns felstavningar av det legitima domännamnet som till exempel volv0.com, där det andra o:et i Volvo har ersatts med siffran 0.
Råd: ta en ordentlig titt på avsändaradressen

Håll din webbläsare uppdaterad

Bedragare utnyttjar ofta och gärna kända säkerhetsbrister i din webbläsare (Chrome, Safari, Edge, Firefox osv). Därför är det viktigt att dessa hålls uppdaterade. De ska uppdateras så fort du får en notifiering om att nyare versioner finns tillgängliga.
Råd: uppdatera din webbläsare kontinuerligt/automatiskt.

Hjälp kring IT-säkerhet – kontakta vår partner Secify

IT-säkerhet handlar om mycket – inte bara att hantera lösenord korrekt och att upplysa företaget alla medarbetare om nätfiske. Ta bara en så enkel och naturlig sak som att er backup hantering fungerar och är testad.

Vi får allt oftare frågor kring IT-säkerhet med koppling till de olika affärssystem, applikationer och IT-plattformar våra kunder använder. Därför har vi valt att samarbeta med företaget Secify som levererar tjänster och kompetens inom:

Informationssäkerhet Cybersäkerhet IT-säkerhet IT-juridik

Frågor eller mer information: kontakta Nicklas Dahl på Secify när du har frågor, eller vill veta mer om deras specialistområde: IT-säkerhet.

Du når Nicklas enklast på telefon +46 76 635 38 52 eller e-post nicklas@secify.com

Veta mer om IT-säkerhet – ställ din fråga här

Läs mer om hur ett pentest förbättrar er IT-säkerhet, cyberattacker och investeringar i digital säkerhet

Investerar ditt företag tillräckligt i digital säkerhet?

Wed, 08 May 2024 12:11:00 GMT

Genom att satsa på digital säkerhet kan företag proaktivt skydda sig mot cyberhot, skapa en säkrare arbetsmiljö och bevara kunders förtroende. En strategisk investeringsplan för digital säkerhet är avgörande i dagens digitala landskap.

Vikten av digital säkerhet i dagens företagsklimat

I en värld där cyberhot ständigt utvecklas och blir alltmer sofistikerade, är digital säkerhet inte längre ett alternativ utan en nödvändighet. Dagens beroendet av digital teknik för att upprätthålla företagets alla verksamheter, innebär att konsekvenserna av en säkerhetsincident blir allvarliga. De kan innebära allt från förlorad data till ekonomiska förluster och skadat anseende.

Det är därför avgörande för företag att förstå riskerna och proaktivt investera i skyddsåtgärder som kan avvärja potentiella hot. Att prioritera digital säkerhet är en investering i företagets livskraft och framtid.

Bedömning av företagets nuvarande säkerhetsåtgärder

En grundlig utvärdering av befintliga säkerhetsåtgärder är det första steget mot att stärka ett företags digitala försvar. Det innebär att identifiera vilka säkerhetslösningar som är på plats, hur effektiva de är och var det finns brister som behöver åtgärdas.

Genom att regelbundet granska och bedöma säkerhetsprotokollen kan företag säkerställa att de håller jämna steg med den ständigt föränderliga hotbilden och är förberedda på att hantera eventuella incidenter.

Investeringsbehovet i teknik och kompetens för att stärka digital säkerhet

Att skydda ett företag mot cyberhot kräver investeringar i såväl tekniska lösningar som i personalens kompetens. Det handlar inte bara om att köpa in den senaste säkerhetstekniken, utan även att säkerställa att personalen har kunskaper för att identifiera och hantera säkerhetsrisker.

Företag måste vara villiga att avsätta resurser för utbildning och kontinuerlig professionell utveckling inom säkerhetsområdet. En välutbildad personal är en av de mest värdefulla tillgångarna när det gäller att upprätthålla en robust säkerhetskultur.

Rollerna för ledning och styrelse i cybersäkerhetsstrategin

Styrelsen och ledningen har ett kritiskt ansvar att fastställa och övervaka företagets cybersäkerhetsstrategi. De måste vara informerade om de aktuella hoten och förstå konsekvenserna av underinvestering i säkerhet.

Det krävs en kultur där säkerhet värderas högt och där ledningen tar initiativ för att säkerställa att adekvata resurser tilldelas för att skydda företagets digitala tillgångar. Ett engagemang från högsta ledningsnivå är avgörande för att driva igenom en verksamhetskritisk säkerhetsagenda.

Skapa en hållbar investeringsplan för förbättrad digital säkerhet

En långsiktig och hållbar investeringsplan för digital säkerhet bör integreras som en del av företagets övergripande strategi. Detta innebär att regelbundet allokera budget för säkerhetsåtgärder och se till att investeringarna är i linje med de risker och hot företaget står inför.

Att fastställa en procentsats av budgeten för säkerhetsinvesteringar, likt de krav som ställs på NATO-medlemsländer, kan vara en modell att överväga. Detta skulle säkerställa att säkerhet inte bara ses som en kostnad utan som en vital del av företagets långsiktiga hälsa och framgång.

Frågor om er digitala säkerhet

Informationssäkerhet Cybersäkerhet IT-säkerhet IT-juridik

Frågor eller mer information: kontakta Nicklas Dahl på Secify när du har frågor, eller vill veta mer om deras specialistområde: IT-säkerhet.

Du når mig enklast på telefon +46 76 635 38 52 eller e-post nicklas@secify.com

Veta mer – ställ din fråga här

Läs mer fördelar med ett pentest, positiv säkerhetskultur samt hur du hanterar en katastrof

Grundläggande om cyberattacker och så skyddar du dig

Mon, 06 May 2024 12:09:00 GMT

Här en introduktion till cyberattacker där du kan utforska den alltmer aktuella världen av olika typer av cyberattacker. Från olika typer och vad de är, till hur du effektivt kan skydda dig. Detta blogginlägg är i samarbete med vår partner kring IT-säkerhet – Secify, som erbjuder rådgivning och säkerhetslösningar inom cybersäkerhet, informationssäkerhet och dataskydd.

Vad är en cyberattack och hur påverkar det dig?

En cyberattack är ett digitalt angrepp mot datorsystem, nätverk eller personliga datoranvändare, ofta med avsikten att stjäla, ändra eller förstöra information. Det kan leda till betydande ekonomiska förluster, stöld av personlig information och affärshemligheter och i vissa fall kan de till och med påverka nationell säkerhet.

Vanliga typer av cyberattacker

Cyberattacker kommer i många former där varje typ av attack har sina egna unika egenskaper och metoder. Därför är det viktigt för både individer och organisationer att känna igen tecknen på dessa attacker och att ha skyddsåtgärder på plats för att förhindra dem. Här några exempel på cyberattacker:

Malware: En generell term som används för skadlig programvara som syftar till att infiltrera, skada eller stjäla data från ett datorsystem. Det kan inkludera virus, trojaner, ransomware och andra former av skadlig kod som kan orsaka allvarliga skador på din enhet.

Virus: Ett virus är en typ av skadlig kod som har förmågan att replikera sig själv och sprida sig till andra filer eller system. Det kan förstöra data, stjäla information eller helt enkelt sabotera ditt system.

Trojaner: Lurar användare genom att se ut som legitim programvara. När de installeras kan de ge angriparen tillgång till din enhet för att stjäla information eller utföra skadliga handlingar.

Ransomware: krypterar dina filer och kräver en lösensumma för att återställa dem. Det är en av de mest lömska formerna av cyberattacker och kan leda till stora ekonomiska förluster.

Spionprogram: Samlar in information om dina aktiviteter utan ditt medgivande. Det kan användas för att stjäla lösenord, övervaka din webbläsarhistorik eller samla in annan känslig information.

Phishing: En metod där angripare använder bedrägeri för att lura användare att avslöja personlig information som lösenord eller bankuppgifter. Kan ske genom e-post, telefon eller andra kommunikationsmedel.

Clone-phishing / Reply-chain attack: En variant av phishing där angriparen skapar en kopia av en legitim e-post och skickar det till offret. Reply-chain attack innebär att angriparen infiltrerar en e-postsamtal och lurar offret att ge ut känslig information.

Social Engineering: En metod där angripare manipulerar mänskliga beteenden för att få tillgång till information eller system. Det kan innebära att utnyttja nyfikenhet, rädsla eller tillit för att lura användare att avslöja känslig information.

DoS och DDoS: Attacker som syftar till att överbelasta eller stänga ner en webbplats eller nätverk genom att skicka en stor mängd falska förfrågningar. Kan leda till tillfällig eller långvarig otillgänglighet för användare.

Man-in-the-Middle: En attack när en angripare placerar sig mellan två kommunikationsparter för att avlyssna eller manipulera informationen som utbyts. Det kan ske i allt från offentliga Wi-Fi-nätverk till interna företagsnätverk.

SQL-injektion: En attack där angriparen infogar skadlig SQL-kod för att få tillgång till dess databas. Kan resultera i stöld av information, förstörelse av data eller andra skadliga handlingar.

Zero-Day Exploit: En sårbarhet i programvara som upptäckts av angripare innan utvecklarna har en chans att åtgärda den. Det kan utnyttjas för att genomföra skadliga handlingar innan en patch finns tillgänglig.

DNS Tunneling: En teknik där angripare använder DNS-protokollet för att skicka skadlig trafik över ett nätverk utan att det upptäcks.

Säkerhetsåtgärder för cyberskydd

För att skydda sig mot cyberattacker är det viktigt att implementera en rad säkerhetsåtgärder. Förutom att använda starka och unika lösenord, uppdatera system och programvara regelbundet, använda brandväggar och antivirusprogram, och genomföra regelbunden övervakning av nätverket, är det också viktigt att ha en proaktiv inställning till säkerhet.

Det innebär att regelbundet granska och förbättra säkerhetsprotokoll och att vara medveten om de senaste trenderna och hoten inom cybersäkerhet. Att ha en incidenthanteringsplan på plats och att genomföra regelbundna sårbarhetsbedömningar kan också vara avgörande för att förhindra och hantera potentiella attacker.

Att involvera och utbilda personal och användare är en annan viktig del av att skydda sig mot cyberattacker. Genom att öka medvetenheten om olika typer av hot och hur man kan identifiera och rapportera misstänkta aktiviteter, kan man minska risken för framgångsrika attacker avsevärt. Regelbunden säkerhetsutbildning och övningar kan bidra till att skapa en kultur av säkerhet inom organisationen.

Sammanfattningsvis är det en kombination av tekniska åtgärder, proaktivt säkerhetsarbete och medvetenhet bland personalen som kan hjälpa till att effektivt skydda sig mot cyberattacker. Genom att ha en heltäckande strategi och att vara beredd på olika scenarier kan man minimera riskerna och hantera hoten på ett effektivt sätt.

Veta mer – frågor om cybersäkerhet

Kontakta mig Nicklas Dahl på Secify när du har frågor, eller vill veta mer om cybersäkerhet eller något annat som berör vårt specialistområde: IT-säkerhet.

Du når mig enklast på telefon +46 76 635 38 52 eller e-post nicklas@secify.com

Veta mer – ställ din fråga här

Läs mer om hur du skapar lösenord, investeringar i IT-säkerhet och hanterar ett driftstopp på grund av dataintrång

Öka er IT-säkerhet med ett pentest

Wed, 24 Apr 2024 12:08:00 GMT

Alla IT-system har sårbarheter som innebär ökad risk för dataintrång om de lämnas orörda. Ett penetrationstest (pentest) hittar sårbarheter och identifierar de mest kritiska i ditt system. Du får en bild av alla sårbarheter och kan enklare prioritera rätt resurser för att åtgärda dem.

Vad är ett pentest och därför är det viktigt

Ett pentest är en metod att utvärdera säkerheten i ett IT-system genom att simulera attacker från ondsinta aktörer. Genom att aktivt söka efter sårbarheter i era IT-system kan ni identifiera och åtgärda potentiella risker innan de utnyttjas av riktiga hotaktörer.

Därför är det viktigt för organisationer att regelbundet genomföra penetrationstester för att upprätthålla en hög säkerhetsnivå och skydda känslig information.

Att investera i pentest är också en del av att visa ansvar för kund- och användardata, något som blir allt viktigare i takt med att lagstiftning kring dataskydd skärps.

Ett pentest kan vara skillnaden mellan en säker digital miljö och ett kostsamt dataintrång.

Så genomförs ett penetrationstest: steg för steg

Processen för ett penetrationstest kan delas in i flera steg.

För det första definieras pentestets omfattning och mål, vilket innebär att bestämma vilka system som ska testas och vilka metoder som ska användas. Därefter sker en informationsinsamling där pentestaren samlar in data om målsystemet för att identifiera potentiella ingångspunkter för en attack.

Efter detta följer själva testningen, där pentestaren använder olika tekniker för att försöka penetrera systemet.

Om sårbarheter hittas, dokumenteras dessa. Efter testet presenteras en rapport med rekommendationer för hur ni kan åtgärda aktuella brister. Rapporten följs upp av en åtgärdsplan och ibland en ny testrunda för att verifiera att förbättringarna har gett önskad effekt.

Säkerhetsbrister som ofta upptäcks vid pentest

De säkerhetsbrister som ofta upptäcks under penetrationstester handlar bland annat om:

Svaga lösenord

Bristfällig kryptering

Osäkra programkonfigurationer

Felaktiga behörighetsinställningar

Dessutom kan tester avslöja sårbarheter i mjukvara, såsom SQL-injektioner, Cross Site Scripting (XSS) och andra exploaterbara fel i applikationers kod.

Ett annat vanligt problem är brister i nätverkets säkerhet som kan tillåta obehöriga att få tillgång till känsliga områden. Det är viktigt att vara medveten om dessa vanliga fallgropar och att regelbundet utvärdera och uppdatera säkerhetssystemen för att skydda sig mot dem.

Implementera rekommenderade åtgärder

När penetrationstestet är avslutat och ni fått rapporten är det viktigt att snabbt och effektivt genomföra rekommenderade åtgärder. Detta kan till exempel innebära att patcha mjukvarufel, stärka lösenordspolicyn, ändra nätverkskonfigurationer eller genomföra andra tekniska och organisatoriska förändringar.

Det är även viktigt att se till att hela er organisation är medveten om de risker som finns och att säkerhetskulturen stärks. Utbildning av personalen och regelbundna uppföljningar av säkerhetsrutinerna är viktiga för att bibehålla en hög säkerhetsnivå.

Vår samarbetspartner kring IT-säkerhet – Secify

Informationssäkerhet

Cybersäkerhet

IT-säkerhet

IT-juridik

Secify har erfarenhet, referenser, metodik och förmåga att anpassa pentestet efter er specifika situation och behov. De utför penetrationstest på bland annat webbapplikationer, mobilapplikationer, infrastruktur (nätverk) och API:er och har möjlighet att skräddarsy penttest utifrån dina behov.

Veta mer – frågor om pentest eller IT-säkerhet

Kontakta mig Nicklas Dahl på Secify när du har frågor, eller vill veta mer om pentest eller något annat som berör vårt specialistområde: IT-säkerhet.

Du når mig enklast på telefon +46 76 635 38 52 eller e-post nicklas@secify.com

Veta mer – ställ din fråga här

Läs mer om lösenordshantering, digital säkerhet och cyberattacker här

Lagerhantering med handdatorer

Mon, 25 Mar 2024 10:21:00 GMT

För alla företag som vill effektivisera sin lager och logistikfunktion är lagerhantering med handdatorer intressant. Med bakgrund av vår erfarenhet att installera och anpassa handdatorlösningar integrerade med olika affärssystem som Jeeves ERP, Visma Net, Sage X3 och HansaWorld, här några goda råd och tips på vad du bör tänka på vid utvärdering och val av lösning.

Dessutom tar vi upp vilka funktioner som är vanliga och vinsterna med en handdatorlösning i din lagerfunktion.

Fördelar med handdatorer i din lagerhantering

Erfarenheter från våra kunder som börjat med handdatorer i sin lagerhantering är främst effektiviseringar och förbättringar inom följande områden:

Användarvänligt och enkelt för användarna

Affärssystemet prioriterar och skapar förmodligen olika jobbköer för inleveranser, utleveranser och genererar påfyllnadsorder för de som jobbar med buffert- och plockhyllor.

Med handatorer i er lagerfunktion behöver er lagerpersonal inte längre konfronteras med att välja inom dessa områden, utan utför helt enkelt den uppgift som står högst upp i respektive jobbkö på handdatorn.

Enkel inlärning

Ni kan snabbt introducera och utbilda ny personal eller vikarier i er lagerhantering med en handdatorlösning. Detta då den är självinstruerande.

Scannas fel hylla eller artikel så varnar handdatorn om felet. Eftersom handdatorsystemet är enkelt att lära sig och har ett användarvänligt gränssnitt sker även installation, uppsättning och utbildning av er personal snabbt.

Samplock med handdatorer

Affärssystemet skapar förmodligen automatiskt samplockorder av samtliga order som ska levereras till samma kund vid samma leveransdatum och slår ihop dem till en följesedel.

Med en handdatorlösning i ert lager kan samplock ske av order för olika kunder. Rutinen skriver ut en etikett för varje order som limmas på kartongen, transportförpackningen. Vid plock talar handdatorn om vilken kartong artikeln skall stoppas i och streckkoden på den utskrivna etiketten scannas av.

Vid scanning av fel streckkod varnar handdatorn. För er lagerpersonal blir omöjligt att göra fel samtidigt som antalet turer på lagret minskas avsevärt. Effektivitet på lagret helt enkelt!

Bättre effektivitet

Effektiviteten på ert lager förbättras av specifik funktionalitet. Det kan till exempel handla om stöd för:
integration med lagerautomater
parallellplock i olika lagerzoner
varningssignaler för farligt gods
hög vikt
behov av truck

Eller stöd och funktionalitet för lagerflytt via interimslager (flyttvagn), inleveranser i flera steg (gods på kaj), kvalitetskontroll (inleverans), avslutsrutiner med utskrift av kollietiketter och föravisering till speditör och en rad andra funktioner.

Bättre datakvalitet

Genom handdatorer blir er lagerhantering enklare och medger till exempel att ni använder hyllplatser. Varje hyllplats märks med en streckkod som identifierar hyllan. Inleveranser sker genom att artikestreckkod och hyllplatsstreckkod scannas.

Med denna hantering blir datakvaliteten mycket hög, då det angivna saldot på en artikel högst sannolikt finns på den aktuella hyllan. Hanteringen innebär att det kommer att finnas det antal som skall plockas, när plockuppdraget ska utföras av lagerpersonalen.

Dessutom är det inga bekymmer att ställa samma artikel på flera hyllor vilket i sin tur förenklar er inleveranshantering.

I samband med inleverans föreslår handdatorlösningen vilken hylla artikeln skall in på och kan konfigureras att hantera ett maxantal på en hylla.
Men trots förslaget går det utmärkt att ställa aktuell artikel på vilken annan hylla som helst om lagerpersonalen finner det bättre av någon anledning.

Artikel och hylla scannas vid inleveransen vilket innebär att ert affärssystem vet var artiklarna står. Inleveransrutinen kan även skriva ut streckkodsetiketter att fästa på förpackningarna om så önskas.

Effektivare inleveranser

Identifiering av inkommande gods och artiklar förenklas genom att vilken streckkod som helst som förekommer på pallen kan scannas. Handdatorlösningen söker igenom aktuella streckkoder och föreslår den beställning som artikeln förekommer i. Förekommer artikeln i flera beställningar får man en valmeny.

Handdatorlösningen lagrar alla streckkoder för artikel, innerförpackning, ytterförpackning och eventuella andra förpackningsstorlekar. Dessutom jämför systemet avläst streckkod mot artikelnumret.

Hantering i realtid

Ett handdatorsystem är alltid online vilket innebär att alla händelser i ert lager sker i realtid i ert affärssystem. En handdatorlösningen är helt enkelt ett annat gränssnitt mot ert affärssystem.
I vårt fall de affärssystem vi arbetar med från Jeeves ERP, Sage X3, Visma Net eller HansaWorld. Det innebär till exempel att bokning av nya kundorder på ert lager alltid sker mot aktuellt saldo per hylla.

Det kan helt enkelt inte uppstå dubbelbokningar av saldon på hyllor.

Då alla transaktioner i handdatorn sker när transaktionen sker fysiskt, fångar ni lagertransaktionen när den sker, där den sker. Det innebär att ni kan följa varje plock på en order eller att en samplocksorder pågår. En annan fördel är att flera plockare på ert lager kan arbeta med en och samma order.

Utrustning för lagerhantering med handdatorer

Den utrustning som behövs för en handdatorlösning på ert lager är handdatorer och ett trådlöst nätverk med tillhörande switch och accesspunkter.

Olika typer av handdatorer

Handdatorerna i er lagerhantering kan vara allt från surfplattor till professionella handdatorer som tål stötar, smuts, kyla och fukt.

Handdatorer är även inte som datorer i allmänhet då applikationer till handdatorer kan vara anpassade till en viss specifik modell och hårdvara.

Frågor som påverkar valet av handdator i er lagerfunktion är i vilken miljö de kommer att användas:

Är miljön fuktig?

Förekommer damm?

Utomhus?

I de flesta fall rekommenderas en professionell handdatorutrustning som förmodligen har ett högre inköpspris än en enkel surfplatta, men som i längden ändå inte kommer att vara dyrare.

Fördelarna med professionell handdatorhårdvara är framförallt högre sannolikhet till oavbruten drift oavsett lagermiljö och hantering. En annan fördel med professionell handdatorutrustning är att de oftast har bättre ergonomi, då de från början är utvecklade för professionell användning i lagermiljöer.

Handdatorerna i en lagermiljö används kontinuerligt, varje dag, kanske dygnet runt av er lagerpersonal, vilket medför höga krav på ergonomi.

Exempel på områden att utvärdera kring utrustningens ergonomi är:

Hur är handtaget utformat och vinkel på handleden vid avläsning av streckkoder

Vikt och batteriets livslängd, laddtid

Finns bälteshållare och andra monteringstillbehör

Det finns på marknaden fortfarande lösningar där handdatorer och affärssystem synkroniseras via en dockningsstation och dockning av handdatorn.

Den typen av lösning rekommenderas inte då de missar många av de effektivitetsskapande och kvalitetshöjande resultaten med i realtid uppkopplade handdatorer.

Trådlöst nätverk i lagermiljö

Det trådlösa nätverket i ert lager kan variera mellan ett ”normalt” trådlöst nätverk och ett nätverk som är anpassat för just era handdatorer och användning i ert lager.

Det senare avser funktionalitet och stöd för roaming i lagermiljön. Det vill säga utrustningens förmåga att överföra kommunikationen från en handdator från en accesspunkt till en annan i ert lager, utan att tappa kontakten.

En liknelse är den med din mobiltelefon när du är ute och åker. Alla har vi nog egna erfarenheter av ett tappat samtal, då mobiltelefonen ska växla från en sändare/mast till en annan.

Det trådlösa nätverket bör dimensioneras och anpassas för den utrustning som skall användas och beroende på er lagermiljö och utformning. Det finns även fördelar att implementera ett trådlöst nätverk med handdatorer och annan utrustning från en och samma leverantör och tillverkare. Till exempel utrustning från Motorola om Motorolas handdatorer skall användas i ert lager.

En billig försäkring för fungerande roaming och krypterad trafik på ert lager.

Tips kring programvara för handdatorer i lagerhantering

Några tips vad du bör tänka på kring programvaran för arbete med handdatorer i ert lager, integrerat med affärssystem är:

Kan programvaran anpassas specifikt för er unika distributionsmiljö
Går det att lägga till eller ta bort funktioner i framtiden för att stödja er lagerhantering
Kan programvaran användas på olika typer av enheter och handdatorplattformar
Är gränssnittet responsivt så att det automatiskt anpassas till den enhet som används

Funktioner i en handdatorlösning

Vanliga funktioner i en handdatorlösning är att de hanterar inleverens, utleverans, packning, lagerflytt, inventering samt stödjer er produktion om ni är ett tillverkande företag enligt följande.

Inleveransfunktioner med handdator

Hantera inleveranser i flera steg (gods på kaj, ankomstregistrering, inleverans)
Hantera inköpsanmodan
Kunna identifiera beställning via streckkod på gods
Föreslå hylla/lagerplats utifrån era affärsregler
Inleverans kan ske med hänsyn till väntande utleveranser, akutbehov eller crossdocking
Vid inleverans ska streckkodsregister kunna uppdateras
Etikettering kan ske vid inleverans

Utleveransfunktioner med handdator

Utleverans med stöd för prioriterad plocklista och optimerad rutt.
Signaler för tung vikt, farligt gods och skrymmande gods.
Streckkodskontroll avseende till exempel artikel, antal eller hylla samt utskrift av etiketter vid lösviktsplock.
Hantera direktuttag
Hantera samplock och leverans
Hantera restorder
Stöd för plock- och buffertzon
Hantera orderavslut
Stöd för stafettplock
Funktion för utskrift av kollietiketter och SIS fraktsedel från handdator.

Packningsfunktioner med handdator

Stöd för att skapa och packa kolli
Kunna skriva ut packsedlar
Stöd för validering

Lagerflytt med handdator

Hantera flytta från och flytta till
Stöd för direktflytt
Hantera lagerflytt till mellanlager
Hantera lagerpåfyllning buffert till plock via automatiskt genererad jobbkö

Inventering med handdator

Hantera inventeringsjournal
Stöd för rullande inventering
Hantera nollsaldoinventering vid plock eller journal

Produktionsstöd med handdator

Hantera materialuttag och arbetsrapportering
Hantera inleverans material i produktion
Stöd för materialförsörjning
Hantera returer av material
Funktioner för inlagring färdigvaror (hämta – lämna)
Stöd för Kanban

Ovanstående är exempel på funktioner i en handdatorlösning för ett distribuerande eller tillverkande företag, från vår egen lösning ISE Lager som är integrerat med Jeeves ERP affärssystem.

Ett annat handdatorsystem för lagerhantering är BxSoftware som har lång praktisk erfarenhet av logistik till små och mellanstora företag. De levererar bra och effektiva lösningar färdigintegrerade med olika affärssystem som till exempel Visma Net som vi arbetar med.

Ytterligare ett exempel på handdatorsystem är Sage X3 Mobile Automation.
Ett handdatorsystem för Sage X3 affärssystem innehåller en rad olika funktioner som utplock, inleverans, inventering, lagerflytt för enkel, effektiv och säker lagerhantering integrerat med Sage X3.

Som du säkert redan förstått har jag ett stort intresse och brinner för handdatorer i företags logistikprocesser och lagerhantering.

Har du någon fråga eller fundering kring lagerhantering med handdatorer, skicka gärna ett e-mail så återkommer jag inom kort.

Eller kontakta någon av mina kollegor på Systemstöd här

Jari Koskela, jari.koskela@systemstod.se

Veta mer om handdatorer inom logistik eller produktion – ställ din fråga här

Läs mer om framtidens ekonomiavdelning, planeringsssystem och HubSpot Service

HubSpot Service kan förbättra din marknadsföring och försäljning

Tue, 19 Mar 2024 14:53:00 GMT

Efterhand verksamheten växer blir det allt svårare att hålla reda på alla interaktioner med kunder. Där supportärenden, nya säljmöjligheter, reklamationer blandas, vilket gör en manuell hantering både tidskrävande och osäker.

En applikation och plattform som löser dessa utmaningar är HubSpot Service Hub som hjälper dig att smidigt hantera allt på ett ställe, som till exempel:

Support och ärendehantering
Onboarding processer
Merförsäljning

Vad är HubSpot Service Hub?

Du känner säkert till HubSpot som programvara för CRM (HubSpot CRM) och marknadsföring (HubSpot Marketing).

HubSpot Service Hub är modulen för att förenkla och automatisera hantering och dialog kring ärenden, support och kundtjänst där all data och information från olika kanaler och tjänster samlas på ett ställe.
Med funktioner som lyfter din support och ärendehantering genom enkel tillgång till:

Livechatt – Använd en bott för att automatiskt dirigera besökare till rätt person/personer i ditt support team.

Helpdesk med ärendehantering (tickets) – Lägg mindre tid på datainmatning samtidigt som du enkelt kan identifiera prioriterade supportfrågor och problem.

AI stöd – För att snabbt analysera ärenden, föreslå svar, sammanfatta konversationer och ge medarbetare bättre beslutsunderlag.

Kunskapsdatabas – Minskar din kundtjänst arbetsbelastning genom att enkelt ge dina kunder information och svar på de vanligaste supportfrågorna i en optimerad kunskapsbas. Med artiklar och dokumentation som kan indexeras av sökmotorer.

Kundportal – Ger kunder möjlighet att lösa sitt problem snabbt med enkel tillgång till att se, öppna och svara på supportärenden och konversera med dina medarbetare.

Allt integrerat med övriga delar av HubSpot plattformen som HubSpot Sales, HubSpot Marketing eller HubSpot CMS.

Vilket innebär att ditt kundtjänstteam kan se varje kunds tidigare interaktioner med både er marknadsföring och försäljning.

HubSpot Service Hub inom marknadsföring och försäljning?

HubSpot Service Hub är som beskrivs ovan framtagen för att förenkla och automatisera din support och ärendehantering. Men här finns flera bra funktioner och data även för dig som arbetar med marknadsföring och försäljning. Några exempel:

Underlag till bättre SEO och aktuellt content

En utmaning för många (alla) marknadsavdelningar och marknadschefer är att driva organisk trafik till sin webbplats. Allt för att få ökad synlighet, mer trafik, större förtroende och bättra varumärkesimage.

I HubSpot Service Hub kan du skapa en kunskapsdatabas med hjälpartiklar så att dina kunder kan hjälpa sig själva. Utifrån de vanligaste supportfrågorna eller annan information kan du skapa en sökoptimerad kunskapsbas med hjälpartiklar och dokumentation.

Förutom att hjälpa dina kunder har du här en källa till bättre SEO och vilka ämnen som är aktuella!

Här ser du nämligen vilka de populäraste ämnena / artiklarna är att söka hjälp om (antal visningar/tid på sidan).

Det ger dig underlag till vilka ämnen som är aktuella och populära att skapa aktuellt content kring för dina potentiella och befintliga kunder på din hemsida, blogg, e-postutskick eller inlägg i sociala kanaler.

Vad tycker dina kunder?

Mun till mun marknadsföring (word of mouth marketing) har i alla tider varit en av de bästa formerna av marknadsföring. Detta då rekommendationer från vänner, en bekant, någon man känner ses som mer pålitlig eftersom personen som rekommenderar inte själv får ut någonting av det. En kund som haft en utmärkt upplevelse av ditt företag eller någon av dina produkter kommer att dela det med sina vänner.

I HubSpot Service Hub kan du skapa undersökningar för samla kundfeedback.

Låt HubSpot automatiskt till exempel 2 månader efter leverans skicka en fråga eller undersökning till kunden.

Svaren du får in hjälper dig att både hantera eventuellt missnöjda kunder och att få kundcitat med positiva omdömen om ditt företag eller produkter och tjänster.

Som du kan använda i din marknadsföring!

Komplex försäljning med många avdelningar involverade

Inom företag som säljer och levererar tekniskt avancerade produkter eller system är oftast många olika personer och avdelningar involverade i säljprocessen.

Inte bara en säljare.

Utan även olika produktspecialister som ska godkänna eller ta fram unika konfigurationer eller ritningar under säljprocessen. Underlag som ska godkännas innan de får levereras som underlag i säljarens offert.

I HubSpot Service Hub kan du skapa en eller flera pipelines för att hantera till exempel supportärenden i olika, valfria faser (t.ex. nytt – pågående – väntar på svar från kund – väntar på svar från oss – stängt).

Denna pipeline funktion kan även användas inom komplex försäljning!

Eftersom du kan ha flera piplines, till exempel en för supportärenden och en annan för komplexa säljprocesser.

Detta för att säkerställa alla steg och dokumentation i säljprocessen, från start till lämnad offert och vunnen affär.

Här skapar du dina steg i säljprocessen, där till exempel framtagning och godkännande av konfiguration/ritning är ett obligatoriskt steg innan offerten får skickas.

En annan fördel med HubSpot i denna del är att alla kontakter, dokument, kommunikation mm i säljprocessen finns lagrade centralt på ett ställe för enkel åtkomst för till exempel din supportfunktion efter leverans.

Veta mer om HubSpot?

Läs mer om HubSpot här, kontakta mig på telefon +46 (0)709 16 66 54, e-post par.heed@systemstod.se eller boka ett möte här.

Så kan vi tillsammans se närmare på hur HubSpot kan effektivisera din försäljning, marknadsföring eller kundsupport.

Ställ din fråga om HubSpot här

Läs mer om nytt affärssystem, lönsamhet i tjänsteföretag och att sälja smartare här

Vad är CSRD?

Tue, 16 Jan 2024 08:46:00 GMT

Att ha en hållbar affär blir en allt viktigare konkurrensfördel. Kunder, investerare och andra intressenter vill få en tydlig och jämförbar bild av företag ur ett hållbarhetsperspektiv. Därför har EU beslutat att utöka kraven för hållbarhetsrapportering genom ett nytt direktiv – CSRD.

CSRD är ett förslag på ny lagstiftning rörande icke-finansiell hållbarhetsrapportering och är en revidering av det nuvarande direktivet NFRD. Observera att den slutgiltiga lagtexten ännu inte är antagen. Men vad innebär egentligen CSRD? Här en introduktion.

Vad innebär CSRD?

CSRD för Corporate Sustainability Reporting Direktiv och är ett nytt direktiv som ska garanteras att företag rapporterar effekter av verksamhetens sociala och miljömässiga aktiviteter.

CSRD kommer att omfatta många företag (stora, medelstora och små) som är verksamma på EU:s marknad. CSRD kommer till skillnad från NFRD (Non Financial Reporting Directive) att beröra fler företag och krav om vad hållbarhetsredovisningen ska innehålla tydligare specificerat.

Varför införs CSRD?

CSRD är en utveckling av det nuvarande ramverket för hållbarhetsrapportering, NFRD. EU-kommissionen tar nu fram en tydligare och striktare lagstiftning. Målsättningen är att öka jämförbarheten och höja kvaliteten på informationen som rapporteras.

Målet är att underlätta för bolag att rapportera de sociala och miljömässiga effekterna av sin verksamhet på ett tillförlitligt sätt.

Förberedelser för CSRD

Identifiera brister i er hållbarhetsrapportering

Kartlägg eventuella brister i är nuvarande hållbarhetsrapportering. Saknas något för att ni ska klara av att leva upp till det nya direktivet? Hur kan ni samla informationen som direktivet CSRD efterfrågar?

Direktivet CSRD innebär förändringar varav några av de största är:

– Förtydliganden om dubbelt västenlighetsperspektiv
– Rapportering enligt EU-standarder
– Krav på rapportering av klimatpåverkan
– Krav på granskning av tredjepart
– CSRD rapporten ska vara en del av förvaltningsberättelsen (ej separat rapport)
– Rapporten ska redovisas i ett digitalt format ( XHTML ) gemensam standard i en kommande europeisk databas

Samla hållbarhetsarbetet

Det kommer löpande nya lagkrav inom hållbarhetsområdet. Det innebär att det inte alltid är lätt att hänga med. Ert hållbarhetsarbete kan effektiviseras genom att samla de senaste uppdateringarna av samtliga ramverk på ett ställe (till exempel i något digitalt verktyg). Det innebär att hela din organisation snabbt kan få en överblick av ramverket som gäller och hur man är till en fråga om efterlevnad.

Se över arbetet med mål och KPI:er

Säkerställ att er hållbarhetsrapportering blir en del av verksamhetens mål. Hantering av miljömässiga och sociala risker kommer att ha stor inverkan på måluppfyllnaden. Förberedd är för CSRD genom att definiera nyckeltal för hur effekterna av hållbarhetsarbete ska mätas på sikt och se över vilka hållbarhetsramverk som följer idag.

Vilka omfattas av CSRD?

Det gamla direktivet NFRD, gällde endast börsnoterade bolag med mer än 500 anställda, vilket omfattar lite drygt 10 000 företag. CSRD har utökats med desto fler kriterier och förväntade ungefär 50 000 företag. Lagstiftningen vänder sig framförallt till större bolag, noterade bolag samt medelstora bolag.

CSRD omfattar företag som uppfyller två av tre kriterier under de två senaste räkenskapsåren:

– Fler än 250 anställda
– Nettoomsättning på minst 40 miljoner EUR
– Tillgångar på minst 20 miljoner EUR

Ovan stora företag förväntar sig rapportera enligt CSRD redan för räkenskapsåret 2024, dvs rapportering 2025. CSRD förväntar sig träda i kraft den 1 januari 2024.

Vilka övriga omfattas av CSRD?

– Börsnoterade företag på EU-reglerade marknader (europeiska och utomeuropeiska)

Kraven på mindre företag förväntas vara något mindre strikta än för stora företag. Små och medelstora bolag är till exempel inte skyldiga att följa CSRD förrän 2027 för räkenskapsåret 2026.

Företag uppmuntras dock att påbörja sin CSRD-rapportering så snart som möjligt för att underlätta övergången till det nya direktivet. Bolag som avvaktar med att rapportera enligt CSRD riskerar att bli mindre attraktiva för investerare då jämförbarheten med andra bolag inte kan göras.

Infasning av CSRD

Sammanfattningsvis föreslås infasning av det nya regelverket CSRD ske enligt följande:

– 1 januari 2024 (rapportering 2025) för företag som redan omfattas av NFRD
– 1 januari 2025 (rapportering 2026) för stora företag som inte omfattas av NFRD
– 1 januari 2026 (rapportering 2027) för noterade små och medelstora företag, små och icke- komplexa kreditinstitut och captivebolag.

Veta mer – ställ din fråga här

Läs mer om att sälja smartare, nytt affärssystem och lönsamhet i tjänsteföretag

Sälj smartare

Wed, 06 Sep 2023 14:46:00 GMT

Inom produktion-, logistik- och ekonomifunktioner förfinas och effektiviseras löpande företags processer. Med smarta funktioner i affärssystem och integrationer med olika system och tjänster skapar och driver denna utveckling av ständig förbättring.

Men hur är det med företags marknads- och säljprocesser?

– Säljteam spenderar bara kring 34% av sin tid på försäljning (källa: Salesforce)

– 40 % av säljarna använder Outlook och Excel för att lagra information om kunder och leads (källa: HubSpot).

– 32 % av säljarna spenderar en timme eller mer varje arbetsdag på att registrera information (källa: HubSpot).

Nu stämmer dessa siffror inte in på ditt företag!

Men nedanstående tips på smartare försäljning kan ge dig några idéer på hur du kan utveckla och effektivisera era säljprocesser ytterligare.

Smart och effektivt säljarbete (med HubSpot)

1. Integrera och minimera administration

I stället för att hoppa mellan olika system för att registrera eller leta efter information – integrera!

Ett enkelt första steg är att integrera din e-post (Gmail/Office 365/Outlook) och kalender med HubSpot.

Då kan du skicka e-postmeddelanden direkt från ditt CRM där även svaren loggas. Det innebär att all kommunikation med kunder och affärsmöjligheter samlas på ett ställe.
Dessutom kan du skicka sekvenser av e-postmeddelanden automatiskt.

Detsamma gäller kopplingen till din kalender som gör att du kan logga ett möte i ditt CRM, skapa en kalenderhändelse för mötet och skicka inbjudningar till mötesdeltagarna.

Vid mötet samlas alla noteringar mm på ett ställe, tillgängligt för dig och dina kollegor.

Dessa integrationer mellan din e-post och kalender innebär att du kommer åt HubSpot funktioner i ditt program för e-post/kalender och vice versa.

Det finns idag +2000 integrationer med olika applikationer och tjänster i HubSpot.

Exempel på populära integrationer är med Zoom, Google Meet, Google Ads.

Du ser alla HubSpot integrationer här

2. Ett kontakt- och kundkort för alla

Använder din marknadsavdelning, säljavdelning och kundsupport alla olika system? Med risk för olika information i de olika systemen...
Eller händer det att du letar du efter information om vad som är lovat en viss kund i olika Excel-filer och mailkorgar.

Med HubSpot samlas allt på ett ställe med samma gränssnitt för alla.

Dessutom är det enkelt att filtrera och söka för att hitta rätt information snabbt. Eller låter du AI assistenten i HubSpot (Breeze) hjälpa dig att ta fram önskad information.

När du och dina kollegor slipper leta efter information får ni mer tid till att sälja och hantera kundärenden!

3. Glöm inget

Hur gör du för att inte glömma säljuppgifter eller vad du lovat en viss kund? Post-IT lappar? Noteringar eller uppgifteri din kalender?

Med uppgiftsverktyget (Tasks) i HubSpot kan du skapa och planera framtida uppgifter till dig, ditt team eller kollega. För att underlätta din hantering kan du gruppera alla uppgifter i en kö och slutföra uppgifter i en följd, kopplat till en kontaktperson eller affärsmöjlighet.

Dessutom kan du få påminnelser när det är dags att följa upp eller boka ett nytt möte, följa upp ett säljsamtal eller skicka offert.

En funktion som underlättar ditt arbete att ha många säljmöjligheter och kontakter på gång samtidigt utan att något glöms bort.

4. Bearbeta rätt affärsmöjligheter

Står du ofta inför frågan vilka leads och kunder du ska bearbeta och kontakta? Är det idag en gissningslek som tar tid och ofta blir fel?
Underlätta denna gissningslek genom att i CRM systemet till exempel filtrera dina leads på:

De som öppnat och läst månadens mailutskick

Laddat hem produktblad, guider från hemsidan om de tjänster/produkter du offererat

Där bör du finna de kontakter och leads som just nu har ett stort intresse av dina produkter eller tjänster och som bör prioriteras i ditt säljarbete.

5. Spar tid i din säljdialog

Hur mycket sitter du och skriver mejl? Med samma typ av text och information? Händer det ofta att du letar efter ett gammalt mejl eller offert som du kan kopiera text från?

I HubSpot finns flera funktioner som snabbar upp och gör din dialog med kunder och prospekts effektiv.

Några exempel på funktioner i HubSpot för detta:

Mallar

Färdiga mallar med texter och bilder som enkelt personifieras innan de skickas. Till exempel en mall för första kontakt och ett annat för uppföljning med information efter möte. Dessutom kan du följa upp vilka av dina mallar som presterar bäst.

Snippets

Används till alla de korta fraser vi flera gånger per dag skriver i mejl och annan konversation med kunder och leads.

Eller ett sätt att enkelt få tillgång till de frågor du vill ställa vid en första kontakt med potentiell kund. Några exempel på snippets är till exempel:

> Dyker det upp frågor eller funderingar – tveka inte – slå en signal eller skicka ett mejl till mig.

> Veta mer om vår produkt A? Här några tips på mer information:
- Se video om produkt A här
- Läs hur du väljer rätt produkt A här

> Läs våra Användarvillkor för tjänsten här

Sekvenser

Hjälper dig att automatisera ditt säljarbete och spar mängder med tid!

Ett exempel:

Du har varit på mässa och visat era produkter och fått in mängder med nya kontakter och e-postadresser som ska följas upp.

Din uppföljning efter mässan är att skicka tre mejl till dina nya kontakter. Om du inte får någon respons på dessa mejl ska du följa upp kontakterna på telefon.

Hela denna process kan automatiseras i HubSpot med sekvenser. I detta exempel skapar du en sekvens i HubSpot med:

De tre mejl som ska skickas.
Om mottagaren inte svarar på det första / andra mailet ska följande mejl skickas efter 4 arbetsdagar.
För de kontakter som inte svarat skapas en uppgift till dig i HubSpot att följa upp dessa om 2 arbetsdagar på telefon.

6. Gör det enkelt att boka möten

Under en arbetsdag blir det för många säljare många mejl fram och tillbaka, för att hitta en passande dag och tid för mötet med en kund eller potentiell kund.

Ett annat scenario är att en besökare på er hemsida enkelt vill boka ett möte med dig, för att få mer information om ert erbjudande eller har frågor.

För att förenkla mötesbokning för dina kunder och prospekts kan du i HubSpot dela din kalender med tillgängliga tider för ett möte.

Det innebär att din kontakt kan boka ett möte med dig den dag/tid som passar er båda. Om den som bokar inte redan finns i HubSpot CRM skapas dessutom en ny kontakt automatiskt.

Din kalender i HubSpot synkroniseras med din Google Kalender eller Outlook/Office 365-kalender så att dina möten alltid är uppdaterade. Med denna lösning är det enkelt och snabbt att boka möten som passar alla parter.

Boka ett möte med mig kring smartare sälj med HubSpot här!

7. AI-stöd – säljarens nya superkraft!

Med AI städet i HubSpot får hela säljteamet access till flera AI-verktyg som ger möjlighet att arbeta smartare, snabbare och med större precision. Här några exempel hur det kan göra skillnad i säljprocessen:

Snabbare research

Hämta automatiskt information om ett prospekt – företagets storlek, bransch, senaste nyheter och kontaktpersonens roll – direkt in i CRM. Du slipper googla och kan direkt anpassa din pitch. Eller ställ en generell fråga – vilka pågående affärer har jag i Norrköping?

Prioritera rätt leads

AI:n analyserar beteenden som öppnade mejl, webbplatsbesök och interaktioner i kampanjer – och ger en AI-score på vilka leads som är mest köpredo. Säljaren vet exakt vem som ska kontaktas idag.

Förbered ett möte

Med ett klick får du en sammanfattning av relevant kundinformation inför mötet, kring senaste e-postkonversationer, anteckningar, affärshistorik och öppna supportärenden. Den identifierar även möjliga diskussionspunkter, nästa steg och skräddarsyr förslag på frågor baserat på kundens situation.

Nyfiken på smartare försäljning med HubSpot?

Kontakta mig – Pär Heed på telefon +46 (0)709 16 66 54 eller e-post par.heed@systemstod.se. Eller boka ett möte här. Så kan vi tillsammans se närmare på hur HubSpot kan effektivisera din försäljning.

Frågor om HubSpot för smartare sälj – ställ din fråga här

Läs mer om framtidens ekonomiavdelning, projekthantering och artificiell intelligens (AI) här

Cirkulär ekonomi: Fördelar och möjligheter för ditt företag

Wed, 23 Aug 2023 11:55:00 GMT

Går det att kombinera lönsamhet med cirkulär ekonomi? Ja, det finns inget direkt motsatsförhållande mellan lönsamhet och hållbarhet. Dessutom kommer med ökade rapporteringskrav företag att behöva beakta cirkularitet i sin verksamhet och redovisa sitt arbete med hållbarhet.

Här en introduktion till cirkulär ekonomi, fördelar för företag och en rapport i ämnet – The State of the Circular Economy.

Vad är cirkulär ekonomi

Cirkulär ekonomi är något helt annat än linjär ekonomi. I stället för att utvinna, tillverka, köpa och kassera, utnyttjas i en cirkulär ekonomi allt som tillverkats så länge som möjligt.

Cirkulär ekonomi baseras på tre huvudsakliga principer:

1. Eliminera skräp, avfall samt föroreningar

Det om att minska mängden avfall som genereras genom att använda mer effektiva produktionsmetoder och genom att förändra vårt sätt att konsumera.

Genom att minska överflödiga förpackningar och använda återanvändbara material kan vi minska vår negativa påverkan på miljön.

2. Återanvändning och återvinning av material

Är den andra viktiga principen inom cirkulär ekonomi. Istället för att kasta bort använda produkter eller material, bör vi se till att de får nytt liv genom återanvändning eller återvinning.

Genom att återvinna material kan vi minska behovet av att utvinna nya resurser och samtidigt minska avfallsmängden som hamnar på deponier.

3. Återskapande av naturen

Genom att bevara och återställa ekosystemen kan vi skapa en hälsosam och hållbar miljö för både människor och natur.

Med investeringar i gröna initiativ och åtgärder som främjar biologisk mångfald kan vi bekräfta att våra ekosystem fortsätter att fungera i harmoni med varandra.

Genom att tillämpa ovanstående tre principer kan vi revolutionera vårt sätt att tänka och agera.

Vad innebär cirkulär ekonomi

För att ovanstående ska bli verklighet förutsätts att produkter och material designas och utvecklas på ett sätt som minimerar mängden avfall som skapas samt att det finns system som stöttar att resurser hålls i omlopp under längre tid.

Övergången till cirkulär ekonomi innebär att gå över till ett system där förbrukningen av olika naturresurser minskar genom att det material som används cirkuleras på något sätt genom:

Det innebär att produkternas värde bevaras längre än i dag och att företag på så sätt skapa lönsamhet genom cirkulär ekonomi. Det handlar ofta om att ge produkter flera liv.

Fördelar för företag med cirkulär ekonomi

För företag är det viktigt att vara medvetna om kostnader för inköp av nytt material och att minska avfallet.

Genom att integrera återanvändning redan i utvecklingsfasen av produkter kan företag spara pengar och resurser på lång sikt.

Dessutom kan övergången till en cirkulär ekonomi stärka företagets kulära varumärke och öka kundlojaliteten.

Genom att visa engagemang för hållbarhet och miljövänliga lösningar kan företag dessutom locka till sig en allt mer medveten kundkrets. Att vara en del av den cirkulära ekonomin innebär att företag tar ansvar för hela livscykeln hos sina produkter, vilket leder till minskad miljöpåverkan och mer hållbar framtid.

Exempel på fördelar med cirkulär ekonomi för företag:

– Förbättrad varumärkesimage

– Ökad energieffektivitet, produktivitet, och effektivitet

– F örbättrad och minskad påverkan på miljön

– Förbättrad konkurrenskraft och långsiktig lönsamhet

– Förlänger produkternas livscykel

– Minskat avfall till deponi

– Attrahera/behålla medarbetare

Gå från linjär till cirkulär affärsmodell

Det finns flera möjligheter och strategier för företag att testa och påbörja övergången till en cirkulär affärsmodell. Här några exempel:

– Abonnemangsbaserade produkter/tjänster

– Försäljning av hållbara produkter med utbytbara delar

– Leasing eller uthyrning

Det går att använda enbart en av dessa eller kombinera flera samt utveckla egna modeller. Så länge principerna för en cirkulär affärsmodell följer, det vill säga till exempel mer användning per produkt och fler användare per produkt. I en studie och rapport från Sage (The State of the Circular Economy) tas de möjligheter och hindrar företag inom tillverkning och distribution upplever och står inför, när de går över till en mer hållbar affärsstrategi för cirkulär ekonomi. Du läser rapporten här.

Rapport: Tillståndet i den cirkulära ekonomin

Rapporten visar att företag inom tillverkning och distribution ägnar allt större uppmärksamhet åt att av och fördelarna med den cirkulära ekonomin.

Rapporten är gjord av Foundry där 859 företag inom tillverkning och distribution svarade i bland annat Kanada, Frankrike, Tyskland, Spanien och USA.

I rapporten framkommer bland annat:

– 32 % av företagen intygar fördelar ekonomin genom att implementera en strategi för cirkulär cirkulär. Dessa fördelar inkluderar förbättrad varumärkesimage, ökad energieffektivitet, ökad produktivitet samt förbättrad miljöpåverkan.

– Ytterligare 32 % av företagen förväntar sig att uppnå fördelar inom ett till tre år.

– Utmaningar: högre kostnader och störningar i försörjningskedjan.

– Drivkrafter för en strategi för cirkulär ekonomi : Teknik och innovationsframsteg samt förändrade konsumentpreferenser.

– De största hindren för cirkulär ekonomi : Människor, teknik och investeringar.

– 72 % av företagen anser att ny teknik och innovationer är en nyckelfaktor för att anta cirkulär ekonomi och nya hållbarhetsstrategier.

Du läser rapporten The State of the Circular Economy här

Rapporten är sponsrad av Sage som bland annat utvecklar Sage X3 affärssystem som vi på Systemstöd säljer, implementerar och supportar.

Senaste inläggen

Så knyter du ihop support, eftermarknad och affärssystem med HubSpot Service Hub

När affärssystemet inte räcker till efter affären

Ett vanligt mönster hos industriföretag

CRM allt viktigare för service och eftermarknad

Vad HubSpot Service Hub tillför

Strukturerad ärendehantering

Gemensam inbox för kunddialog

Full överblick per kund

Statistik och uppföljning

AI börjar spela en roll i serviceorganisationer

Upptäck hur HubSpot Service Hub kan användas

Affärssystem för livsmedelsföretag – hantera spårbarhet, planering & kontroll

Livsmedelsbranschens främsta utmaningar

Hur säkerställer vi spårbarhet och regelefterlevnad i vår livsmedelsproduktion?

Svar: Genom inbyggd spårbarhet och realtidskontroll

Hur förbättra kvalitet och kontroll i produktion?

Svar: Med en integrerad lösning för recept, ingredienser och kvalitetskontroller

Hur optimerar vi planering och lagerstyrning?

Svar: Genom realtidsdata och intelligent lagerstyrning

Hur får vi bättre, snabbare beslutsunderlag?

Svar: Med samlad, strukturerad data och analyser från hela verksamheten

Är lösningen skalbar när verksamheten växer?

Svar: Ja – Sage X3 är skalbart och flexibelt

Sammanfattning

Hur säkerställer vi en lyckad implementation?

Svar: Med vår branschkunskap och metodik för införande

Sage X3 affärssystem för livsmedelsföretag

Fråga om affärssystem för produktion / distribution av livsmedel?

Mer om affärssystem för livsmedelsföretag

Upptäck blogginlägg om andra ämnen här

Affärssystem för life science – så skapar du spårbarhet, regelefterlevnad och kontroll

Hur gör man det med Sage X3 i ett life science företag?Det tar vi upp med några frågor och svar i ämnet här.

Hur säkerställer vi regelefterlevnad utan att bromsa verksamhet och affären?

Svar: Med inbyggd kvalitet och spårbarhet i alla processer

Hur hanterar vi revisioner, inspektioner och återkallningar?

Svar: Med full transparens ned till minsta komponent

Hur får vi kontroll på produktion, kapacitet och kvalitet samtidigt?

Svar: Ett gemensamt system för produktion, kvalitetskontroll och planering

Hur säkrar vi leveransprecision och spårbar distribution (GDP)?

Svar: Kontrollerad logistik / supply chain – från råvara till kund

Hur vet vi att våra beslut baseras på rätt data?

Svar: Realtidsinsikt över hela verksamheten

Kan affärssystemet växa med oss och anpassas till vår verksamhet?

Svar: Sage X3 är byggt för förändring

Hur säkerställer vi en lyckad implementation?

Svar: Branschkunskap och strukturerad metodik

Sammanfattning: affärssystem för life science verksamhet

Sage X3 affärssystem för life science och medicinteknik

Mer om affärssystem inom life science

Upptäck blogginlägg om andra ämnen här

Få kontroll över projektekonomin (i rätt ögonblick!)

Skäl 1: Automatiserad spårning i realtid av tid och kostnader i projekt

Fördelar för din projekthantering med spårning i realtid

Skäl 2: Flexibel rapportering för djupare insikter

Fördelar för din projekthantering flexibla rapporter

Skäl 3: Bättre samarbete och transparens mellan olika projektteam och avdelningar

Fördelar för din projekthantering med uppdaterad och delad information

Sammanfattning

Mer om Severa för din projekthantering

Andra blogginlägg om HubSpot Service, framtidens ekonomiavdelning och affärssystem här

Downsize som effektivisering av ert affärssystem (ERP)

Mindre affärssystem kan mer

Från större till mindre affärssystem

• Jeeves ERP

• Sage X3

• Visma Net

• HansaWorld

Dags att utvärdera downsizing?

Upptäck blogginlägg om andra ämnen här

Verktyg för bättre verksamhetsstyrning integrerat med ditt affärssystem (ERP)

Överblick och analyser med Power BI

Power BI är användarvänligt

Verksamhetsuppföljning med Power BI integrerat med affärssystem (ERP)

Analysera finansiella nyckeltal

Övervaka lager och leveranser

Identifiera trender och mönster

Automatisera rapportering

Visuell verksamhetsuppföljning med Power BI

Frågor om Power BI integrerat med affärssystem

Hur gör man det med Sage X3 i ett life science företag?
Det tar vi upp med några frågor och svar i ämnet här.